Как определить принадлежность аккаунтов при передаче на аутсорсинг системы маркетинга в зарубежных социальных сетях?

При передаче маркетинга в социальных сетях на аутсорсинг в договоре и перечне активов следует установить, что аккаунты, страницы, рекламные ресурсы и бизнес-данные, контролируемые компанией, принадлежат ей или находятся под её контролем, а подрядчик работает только в пределах предоставленных ему полномочий. По окончании срока договора или при его расторжении доступы, материалы и данные, доступные для экспорта, передаются компании согласно перечню. Если правила платформы ограничивают передачу, следует указать фактический способ контроля, а не ограничиваться формулировкой «аккаунт принадлежит компании».

Распространённый риск заключается в том, что аккаунт регистрирует сотрудник подрядчика и привязывает к нему свою электронную почту и номер телефона, а компании оставляет только доступ для просмотра. При смене сотрудника или прекращении сотрудничества компания может не суметь восстановить доступ, продолжить рекламные кампании или просмотреть историю, даже если в договоре указано, кому принадлежит аккаунт. При закупке услуг заранее согласуйте принадлежность активов, права администратора и стоимость передачи.

Сначала составьте перечень активов, затем определите, кто ими управляет

Под «аккаунтами в социальных сетях» подразумевается не только один способ входа. До закупки услуг попросите подрядчика перечислить активы по платформам и целям использования, указав текущих администраторов, регистрационные данные, лицо, создавшее актив, и его текущий статус. Перечень должен включать как минимум следующие категории:

• Аккаунты и общедоступные ресурсы: учётные записи для входа, страницы бренда, страницы компании, группы или каналы, а также связанные с ними домены и данные для подтверждения прав.
• Маркетинговые и рекламные ресурсы: рекламные аккаунты, библиотеки рекламных материалов, аудитории, коды отслеживания и другие ресурсы, настраиваемые на платформе; также следует указать плательщика и сторону, на которую оформляются счета.
• Контент и бизнес-данные: опубликованные материалы, исходные файлы, записи комментариев и личных сообщений, лиды-запросы, отчёты и исторические данные, доступные для экспорта.
• Системы и ресурсы для интеграции: рабочие пространства компании в системе подрядчика, разрешения третьих сторон, учётные данные для доступа к интерфейсам, а также подключения к сайту, формам или инструментам управления клиентами.

Перечень следует оформить как приложение к договору, указав название и идентификатор актива, администратора, способ предоставления доступа и статус передачи, а также порядок регистрации новых активов. Активы, уже принадлежащие компании, и активы, созданные подрядчиком, желательно указывать отдельно, чтобы при передаче не выяснилось, что какая-либо страница или рекламный аккаунт не входят в объём услуг.

В договоре следует отдельно прописать разные аспекты «принадлежности»

Контроль над аккаунтами и права доступа

По возможности аккаунты следует создавать с использованием корпоративной электронной почты и номера телефона, которыми компания сможет управлять в долгосрочной перспективе, и сохранять максимальные административные права, разрешённые платформой. Подрядчик должен принимать предоставленные ему права через отдельный аккаунт; использование общего пароля от основной корпоративной учётной записи не должно быть стандартным способом работы. Сторонам следует согласовать права на добавление, изменение и удаление администраторов, а также порядок утверждения изменений привязанных контактных данных и способов проверки безопасности.

Правила некоторых платформ ограничивают передачу личных учётных записей для входа, поэтому не следует просто указывать в договоре, что они являются передаваемыми активами. В таком случае нужно разграничить личные учётные записи для входа и корпоративные ресурсы, такие как страницы компании и рекламные аккаунты: контроль над соответствующими корпоративными ресурсами должен сохраняться за назначенными компанией администраторами, а сотрудники подрядчика должны работать с ними на основании предоставленных разрешений. До подписания договора проверьте, какие роли и способы передачи фактически поддерживает платформа.

Контент, данные и материалы третьих сторон

В договоре следует отдельно указать права на использование контента или принадлежность прав на результаты работ, объём и сроки их передачи. Необходимо прямо указать, включены ли в стоимость тексты, исходные файлы дизайна и файлы проектов видеороликов. Для материалов третьих сторон, таких как шрифты, изображения и музыка, следует перечислить объём и срок действия лицензий; нельзя без уточнений обещать, что все материалы можно использовать бессрочно и без ограничений.

В условиях обработки данных следует указать поля, формат и временной диапазон данных, которые могут быть переданы, например источник запроса, контактные данные, время сбора и статус обработки. Некоторые данные платформы или системы невозможно полностью экспортировать; на них также могут распространяться ограничения конфиденциальности и предоставленных разрешений. До закупки услуг попросите подрядчика уточнить, какие данные можно экспортировать, какие доступны только для просмотра на исходной платформе и как долго они будут храниться после завершения сотрудничества.

При выборе способа создания активов учитывайте расходы на передачу

Создание активов самой компанией с последующим предоставлением подрядчику доступа обычно упрощает сохранение контроля, однако компании нужно назначить администратора, отвечающего за проверку безопасности, согласования и кадровые изменения внутри компании. Создание активов подрядчиком подходит, если компании пока не хватает необходимых ресурсов для настройки. В таком случае заранее уточните, на кого будут зарегистрированы активы, какие контактные данные будут привязаны и при каких условиях произойдёт передача, а после создания оперативно предоставьте администраторские права корпоративному администратору.

При использовании маркетинговой системы подрядчика также разграничьте право использования системы и бизнес-активы компании. Программное обеспечение системы и её типовые функции не обязательно принадлежат компании, однако следует уточнить, как получить настройки аккаунта компании, контент и данные, доступные для экспорта. Если автоматическая публикация, формы или функции отслеживания работают только в этой системе, выясните, перестанут ли они работать после прекращения подписки и потребуется ли повторная настройка.

При сравнении предложений не ограничивайтесь ежемесячной стоимостью ведения аккаунтов. Попросите подрядчиков отдельно указать стоимость создания аккаунтов, изменения прав доступа, экспорта исторических данных, передачи исходных файлов материалов, помощи при миграции и поддержки после завершения сотрудничества. Уточните также, предусмотрены ли минимальный срок обслуживания, плата за досрочное расторжение или оплата дополнительных работ. Для расходов, которые пока невозможно определить, согласуйте порядок расчёта и предварительного утверждения, чтобы избежать переговоров о цене в последний момент при передаче активов.

Опишите передачу как действия, поддающиеся приёмке

В договоре не следует ограничиваться формулировкой «окажем содействие при передаче по окончании сотрудничества». Нужно определить условия, при которых начинается передача, ответственных лиц, сроки, способ передачи и критерии приёмки. Следует также описать порядок действий при досрочном расторжении, окончании срока договора и увольнении сотрудников подрядчика. Приёмку можно проводить по каждому пункту перечня активов:

1. Проверьте, может ли назначенный компанией администратор самостоятельно войти в систему, управлять участниками и пройти необходимые проверки безопасности. Если платформа не поддерживает передачу, проверьте эффективность согласованного альтернативного способа контроля.
2. Проверьте страницы, рекламные аккаунты, отслеживание на сайте и связанные интеграции; зафиксируйте элементы, которые всё ещё контролируются подрядчиком или требуют повторной настройки.
3. Получите предусмотренные договором материалы, отчёты и данные, доступные для экспорта; выборочно проверьте, открываются ли файлы и все ли поля присутствуют, а также выясните причины непередачи оставшихся материалов.
4. После приёмки в соответствии с договором отзовите доступ подрядчика и его бывших сотрудников, обновите учётные данные; для вопросов, по которым всё ещё требуется помощь, сохраните минимально необходимые права доступа на ограниченный срок.

Если из-за проверки платформой, ограничений аккаунта или разрешений третьих сторон передача не может быть завершена в срок, следует согласовать порядок уведомления, взаимодействия и продления сроков, а также разграничить проблемы, контролируемые подрядчиком, и ограничения платформы. За отказ от сотрудничества, самовольное удаление активов или использование данных за пределами предоставленных полномочий можно предусмотреть требования по устранению нарушений и меры ответственности.

До подписания договора проверьте права доступа

До утверждения закупки попросите ответственного за бизнес-процессы и подрядчика совместно проверить существующие активы: кто может добавлять администраторов, на какой адрес электронной почты или номер телефона завязано восстановление доступа, кто оплачивает рекламу и где хранятся данные. Для активов, которые компания пока не контролирует, сначала уточните возможность предоставления прав или повторного создания, а затем решайте, включать ли их в объём услуг.

При обработке персональных данных, таких как контактные данные потенциальных клиентов и личные сообщения, также следует согласовать цели обработки, перечень лиц с доступом, срок хранения, ограничения на передачу обработки субподрядчикам и порядок возврата или удаления данных после завершения сотрудничества, а также проверить применимые правила платформ и требования к данным. Это позволит закрепить принадлежность аккаунтов не только формулировками договора, но и реальным порядком повседневного использования и передачи.