Comment définir la propriété des comptes dans le cadre de l’externalisation d’un système de marketing sur les réseaux sociaux à l’international ?

Lors de l’externalisation de la gestion des réseaux sociaux à l’international, le contrat et l’inventaire des actifs doivent préciser que les comptes, pages, actifs publicitaires et données métier contrôlés par l’entreprise sont détenus ou contrôlés par celle-ci, et que le prestataire n’intervient que dans les limites de l’autorisation accordée. À l’expiration du contrat ou en cas de résiliation, les accès, documents et données exportables doivent être restitués conformément à l’inventaire. Si les règles de la plateforme limitent le transfert, il faut décrire le mode de contrôle effectif au lieu de simplement stipuler que « le compte appartient à l’entreprise ».

Un risque fréquent est que le compte soit créé par un employé du prestataire et associé à l’adresse e-mail et au numéro de téléphone de celui-ci, tandis que l’entreprise ne dispose que d’un accès en consultation. En cas de changement de personnel ou de fin de la collaboration, l’entreprise risque de ne plus pouvoir récupérer le compte, poursuivre les campagnes ou consulter l’historique, même si le contrat en stipule la propriété. Lors de l’achat, il convient de clarifier conjointement la propriété, les droits d’administration et les coûts de transfert.

Commencer par recenser les actifs, puis définir qui les contrôle

Un « compte de réseau social » ne se limite souvent pas à un seul identifiant de connexion. Avant l’achat, demandez au prestataire de dresser un inventaire des actifs par plateforme et par usage, en indiquant pour chacun les administrateurs actuels, les informations d’inscription, l’entité créatrice et le statut actuel. L’inventaire doit au minimum couvrir les catégories suivantes :

• Comptes et actifs publics : comptes de connexion, pages de marque, pages d’entreprise, groupes ou chaînes, ainsi que les noms de domaine et informations de vérification associés.
• Actifs marketing et publicitaires : comptes publicitaires, bibliothèques de créations publicitaires, audiences, codes de suivi et autres ressources configurables sur la plateforme, en précisant également l’entité responsable des paiements et la titularité de la facturation.
• Contenus et données métier : contenus publiés, fichiers sources, commentaires et messages privés, prospects et demandes de renseignements, rapports et données historiques exportables.
• Systèmes et ressources d’intégration : espaces de travail de l’entreprise dans les systèmes externalisés, autorisations tierces, identifiants d’interface, ainsi que les connexions avec le site web, les formulaires ou les outils de gestion de la relation client.

L’inventaire doit être annexé au contrat et consigner le nom des actifs, leurs identifiants, leurs administrateurs, les modalités d’autorisation et leur statut de livraison. Il faut également préciser comment les nouveaux actifs seront enregistrés. Il est préférable de répertorier séparément les actifs existants de l’entreprise et ceux créés pour son compte par le prestataire, afin d’éviter de découvrir au moment du transfert qu’une page ou un compte publicitaire ne relève pas du périmètre des services.

Décomposer la notion de « propriété » dans le contrat

Contrôle des comptes et droits d’utilisation

Dans la mesure du possible, l’entreprise doit créer les comptes à l’aide d’une adresse e-mail et d’un numéro de téléphone professionnels qu’elle peut gérer durablement, et conserver le niveau d’administration le plus élevé autorisé par la plateforme. Le prestataire doit utiliser son propre compte pour accepter les autorisations ; le partage du mot de passe du compte principal de l’entreprise ne doit pas être une pratique courante. Les parties doivent définir les droits permettant d’ajouter, de modifier et de supprimer des administrateurs, ainsi que la procédure d’approbation pour modifier les coordonnées associées au compte et les méthodes de vérification de sécurité.

Sur certaines plateformes, les comptes personnels de connexion sont soumis aux règles de la plateforme et ne peuvent pas être simplement considérés comme des actifs transférables. Il convient alors de distinguer les comptes personnels de connexion des ressources telles que les pages d’entreprise et les comptes publicitaires : un administrateur désigné par l’entreprise conserve le contrôle des actifs professionnels concernés, tandis que le personnel du prestataire intervient avec une autorisation. Avant la signature, vérifiez les rôles et les modalités de transfert réellement pris en charge par la plateforme.

Contenus, données et ressources tierces

Le contrat doit préciser séparément les droits d’utilisation ou la titularité des livrables, le périmètre de livraison et les délais de livraison. Il faut indiquer expressément si les textes, les fichiers sources de conception et les fichiers de montage vidéo sont inclus dans le prix. Pour les ressources tierces, telles que les polices, les images et la musique, la portée et la durée des autorisations doivent être précisées ; il ne faut pas promettre de manière générale que toutes les ressources peuvent être utilisées de façon permanente et sans restriction.

Les clauses relatives aux données doivent préciser les champs, les formats et la période couverts par les données livrables, par exemple la source des demandes de renseignements, les coordonnées, la date de collecte et le statut de traitement. Certaines données de plateformes ou de systèmes ne peuvent pas être exportées intégralement et peuvent également être soumises à des règles de confidentialité et à des restrictions d’autorisation. Avant l’achat, demandez au prestataire de préciser quelles données sont exportables, lesquelles peuvent uniquement être consultées sur la plateforme d’origine et pendant combien de temps elles seront conservées après la fin de la collaboration.

Lors du choix d’une création de comptes par le prestataire, intégrer les coûts de transfert

La création des comptes par l’entreprise, qui en autorise ensuite la gestion, facilite généralement le maintien du contrôle, mais l’entreprise doit désigner un administrateur chargé de la vérification de sécurité, des approbations et des changements de personnel internes. La création de comptes par le prestataire peut convenir lorsque l’entreprise ne dispose pas encore des compétences nécessaires à leur configuration. Il faut toutefois confirmer à l’avance l’entité d’inscription, les coordonnées associées et les conditions de transfert, puis accorder rapidement à un administrateur de l’entreprise les droits requis une fois la création effectuée.

En cas d’utilisation du système marketing du prestataire, il faut également distinguer le droit d’utilisation du système des actifs métier de l’entreprise. Le logiciel et ses fonctionnalités générales n’appartiennent pas nécessairement à l’entreprise, mais celle-ci doit savoir comment récupérer la configuration de ses comptes, ses contenus et ses données exportables. Pour les fonctions qui dépendent de ce système, comme la publication automatique, les formulaires ou le suivi, demandez si elles cesseront de fonctionner à la fin de l’abonnement et si une nouvelle configuration sera nécessaire.

La comparaison des devis ne doit pas se limiter aux frais mensuels de gestion. Demandez au prestataire de détailler les frais d’ouverture de comptes, de modification des droits, d’exportation des données historiques, de fourniture des fichiers sources, d’assistance à la migration et de support après la fin du contrat. Vérifiez également l’existence d’une durée minimale de service, de frais de résiliation anticipée ou d’une facturation supplémentaire liée à la charge de travail. Pour les frais qui ne peuvent pas encore être déterminés, convenez d’un mode de calcul et d’un mécanisme d’approbation préalable afin d’éviter toute renégociation au moment du transfert.

Définir des opérations de transfert pouvant être vérifiées

Le contrat ne doit pas se contenter de stipuler que « le prestataire apportera son concours au transfert à la fin de la collaboration ». Il doit définir les événements déclencheurs, les responsables, les délais d’exécution, les modalités de livraison et les critères de réception. Il convient également de préciser les procédures applicables en cas de résiliation anticipée, d’arrivée à échéance du contrat ou de départ d’un employé du prestataire. La réception peut être effectuée actif par actif, conformément à l’inventaire :

1. Vérifier que l’administrateur désigné par l’entreprise peut se connecter de façon autonome, gérer les membres et effectuer les vérifications de sécurité nécessaires. Si la plateforme ne permet pas le transfert, vérifier que le mode de contrôle alternatif convenu est opérationnel.
2. Vérifier les pages, les comptes publicitaires, le suivi du site web et les intégrations associées, puis consigner les éléments qui restent sous le contrôle du prestataire ou nécessitent une nouvelle configuration.
3. Réceptionner les ressources, les rapports et les données exportables prévus au contrat, vérifier par échantillonnage que les fichiers peuvent être ouverts et que les champs sont complets, et confirmer les raisons des éléments non livrés.
4. Après réception, révoquer conformément aux dispositions convenues les droits d’accès du prestataire et de ses anciens employés, puis mettre à jour les identifiants. Pour les tâches nécessitant encore une assistance, conserver des droits minimaux pour une durée limitée.

Si une vérification de la plateforme, une restriction du compte ou une autorisation tierce empêche le transfert dans les délais, il faut convenir des modalités de notification, de coopération et de prolongation, et distinguer les problèmes que le prestataire peut maîtriser des restrictions imposées par la plateforme. Pour les manquements tels que le refus de coopérer, la suppression non autorisée d’actifs ou l’utilisation des données au-delà du périmètre autorisé, il est possible de prévoir des mesures correctives et la répartition des responsabilités.

Vérifier les droits d’accès avant la signature

Avant l’approbation de l’achat, demandez au responsable métier et au prestataire d’examiner ensemble les actifs existants : qui peut ajouter des administrateurs, de quelle adresse e-mail ou de quel numéro de téléphone dépend la récupération du compte, qui paie les frais publicitaires et où les données sont stockées. Pour les actifs que l’entreprise ne contrôle pas encore, vérifiez d’abord s’il est possible d’obtenir les autorisations nécessaires ou de les recréer, puis décidez s’ils doivent être inclus dans le périmètre de l’externalisation.

Lorsque des données personnelles sont concernées, notamment les coordonnées des personnes ayant envoyé une demande de renseignements et les messages privés, il faut également définir les finalités du traitement par le prestataire, les personnes autorisées à y accéder, la durée de conservation, les restrictions en matière de sous-traitance et les modalités de restitution ou de suppression à la fin du contrat, puis vérifier le respect des règles de la plateforme concernée et des exigences relatives aux données. Ainsi, la propriété des comptes ne reste pas une simple clause contractuelle, mais se traduit concrètement dans leur utilisation quotidienne et leur transfert effectif.