Wie gestaltet man Formulare für eine koreanischsprachige Website zur Leadgenerierung?

Bei einem Anfrageformular für eine koreanischsprachige Website geht es nicht darum, chinesische Feldbezeichnungen einfach einzeln ins Koreanische zu übersetzen. Entscheidend ist, ein Gleichgewicht zwischen den Informationen zu finden, die Kunden bereitwillig angeben, und den Informationen, die für die Bearbeitung der Anfrage benötigt werden. Für die meisten Kunden, die erstmals Kontakt aufnehmen, ist es wichtiger, Kontaktdaten zu hinterlassen und ihren Bedarf zu beschreiben, als sofort ein vollständiges Beschaffungsprofil auszufüllen.

Bei der Gestaltung des Formulars muss auch die Verarbeitung nach dem Absenden berücksichtigt werden: Können die koreanischen Inhalte korrekt gespeichert werden? Gelangen die Anfragen in den Arbeitsablauf der zuständigen Mitarbeitenden? Wissen Kunden, dass ihre Informationen eingegangen sind? Wenn diese Schritte nicht miteinander verbunden sind, kann es selbst bei einem vollständig wirkenden Formular auf der Seite zu verlorenen Leads oder verzögerten Antworten kommen.

Felder nach dem jeweiligen Anfragekontext auswählen, statt alle Fragen in einem Formular unterzubringen

Projekte für anfrageorientierte koreanische Websites bieten in der Regel gleichzeitig Einstiegspunkte für Produktanfragen, Angebote und Kooperationsanfragen. Diese Einstiegspunkte erfordern unterschiedliche Informationen: Ein allgemeines Kontaktformular soll es Kunden ermöglichen, unkompliziert eine Kommunikation zu beginnen; ein Angebotsformular für Produkte soll den Mitarbeitenden im Vertrieb helfen, das angefragte Produkt zu identifizieren. Ein langes Formular für alle Szenarien kann Kunden, die sich zunächst nur informieren möchten, mit vielen Fragen konfrontieren, die sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht beantworten können.

Ein allgemeines Formular kann mit den folgenden Feldern beginnen. Die Pflichtfelder lassen sich anschließend an den tatsächlichen Bearbeitungsprozess anpassen:

• Name (이름): Zur Anrede und Identifizierung der Kontaktperson.
• E-Mail-Adresse (이메일): Als Antwortkanal sollte das Format überprüft werden, ohne E-Mail-Domains einzuschränken.
• Unternehmensname (회사명): Erleichtert die Einschätzung des geschäftlichen Hintergrunds. Wenn auch Anfragen von Privatpersonen angenommen werden, kann das Feld optional sein.
• Anliegen (문의 내용): Ermöglicht Kunden, das Produkt, den Verwendungszweck oder andere Anforderungen zu beschreiben.

Ob die Telefonnummer (전화번호) ein Pflichtfeld sein sollte, hängt davon ab, ob eine telefonische Nachverfolgung tatsächlich erforderlich ist. Wenn die erste Kommunikation per E-Mail ausreicht, bietet ein optionales Telefonfeld den Kunden mehr Wahlfreiheit. Die Telefonnummer, Adresse und Position sollten nicht standardmäßig alle verpflichtend sein, nur weil dies die Kontaktaufnahme für das Vertriebsteam erleichtert.

Beim Angebotsformular auf einer Produktdetailseite können der Produktname oder die Modellnummer automatisch eingetragen und vom Kunden geändert werden. Angaben wie Menge, Spezifikation und Bestimmungsort können optional sein oder erst angezeigt werden, wenn der Kunde eine Angebotsanfrage auswählt. So werden wiederholte Eingaben vermieden, und Kunden werden nicht durch das Formular aufgehalten, wenn sie die Details ihrer Beschaffung noch nicht festgelegt haben. Die automatisch eingetragenen Produktinformationen müssen außerdem zusammen mit der Anfrage im Backend erfasst werden und dürfen nicht nur auf der Seite angezeigt werden.

Koreanische Formulierungen an der Eingabe ausrichten, nicht nur Feldnamen übersetzen

Die koreanischen Texte im Formular sollten Überschriften, Felder, Hinweise, Fehlermeldungen, Schaltflächen und Rückmeldungen nach dem Absenden umfassen. Wenn die Seite auf Koreanisch ist, bei einem Validierungsfehler jedoch chinesische oder englische Hinweise erscheinen, wird es für Kunden schwieriger, diese zu verstehen und ihre Eingaben zu korrigieren. Als Beschriftung der Schaltfläche kommen „문의하기“ (Anfrage stellen) oder „문의 보내기“ (Anfrage senden) infrage. Die konkrete Formulierung sollte zum Versprechen der Seite passen. Bei einer Angebotsanfrage beschreibt „견적 문의“ (Anfrage zu einem Angebot) die Aktion genauer als ein allgemeines „Absenden“.

Eingabehinweise sollten erklären, welche Angaben erforderlich sind, statt lediglich den Feldnamen zu wiederholen. Unter dem Feld für das Anliegen könnte beispielsweise „제품명, 수량 또는 문의 사항을 입력해 주세요.“ stehen, um Kunden aufzufordern, den Produktnamen, die Menge oder ihr Anliegen anzugeben. Die im Hinweis genannten Angaben dürfen nicht im Widerspruch zu den Pflichtfeldern stehen: Wenn die Menge nicht verpflichtend ist, sollte der Hinweis nicht den Eindruck erwecken, dass eine festgelegte Menge zum Absenden erforderlich ist.

Vor der Veröffentlichung sollte die gesamte Seite von einer Person geprüft werden, die mit der koreanischen Geschäftskommunikation vertraut ist, und nicht nur einzelne Begriffe. Bei der Prüfung sollte besonders auf eine einheitliche Verwendung der Höflichkeitsformen, korrekte Produktterminologie, hilfreiche Fehlermeldungen und die Übereinstimmung der Datenschutzhinweise mit der tatsächlichen Datenverarbeitung geachtet werden. Bei technischen Geräten sollten außerdem Modellnummern, Einheiten und Branchenterminologie überprüft werden, damit die Übersetzung nicht nur korrekt ist, sondern auch mit den Produktunterlagen übereinstimmt.

Kunden darauf hinweisen, wo ein Fehler vorliegt und ob das Formular erfolgreich übermittelt wurde

Pflichtfelder sollten direkt neben dem jeweiligen Feld klar gekennzeichnet sein. Bei einem fehlgeschlagenen Absendeversuch sollte die Fehlermeldung in der Nähe des betreffenden Feldes angezeigt werden, während die bereits eingegebenen Informationen erhalten bleiben. Bei einer ungültigen E-Mail-Adresse kann beispielsweise „이메일 주소를 확인해 주세요.“ (Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adresse) angezeigt werden, anstatt nur oben auf der Seite eine allgemeine Fehlermeldung einzublenden. Auf Mobilgeräten sollte die Seite außerdem automatisch zur fehlerhaften Stelle scrollen, damit Kunden nicht jedes Feld einzeln durchsuchen müssen.

Wenn die Angabe einer Telefonnummer möglich ist, sollten gängige Formate mit Leerzeichen, Bindestrichen und internationalen Vorwahlen akzeptiert werden. Eine einzige festgelegte Zeichenlänge sollte nicht die einzige zulässige Eingabeform sein. Beim Datei-Upload müssen die erlaubten Dateitypen und Dateigrößen klar angegeben werden. Wenn Projektzeichnungen oder Spezifikationsdateien für eine erste Anfrage nicht erforderlich sind, sollten sie nicht standardmäßig als Pflicht-Upload festgelegt werden. Bei einem fehlgeschlagenen Upload sollte der Grund genannt werden, während die übrigen eingegebenen Informationen erhalten bleiben.

Eine Erfolgsmeldung darf erst angezeigt werden, wenn der Server den Eingang bestätigt hat. Sie sollte nicht unmittelbar nach einem Klick auf die Schaltfläche „Erfolgreich übermittelt“ anzeigen. Nach der Eingangsbestätigung kann „문의가 접수되었습니다.“ (Ihre Anfrage ist eingegangen) angezeigt und über den weiteren Kontakt informiert werden. Eine zugesagte Antwortfrist muss den tatsächlichen Bereitschafts- und Bearbeitungskapazitäten entsprechen. Bei einem fehlgeschlagenen Absendeversuch sollte den Kunden klar mitgeteilt werden, dass sie es erneut versuchen sollen. Zudem sollte ein anderer verfügbarer Kontaktweg angegeben werden, damit Kunden nicht fälschlicherweise annehmen, ihre Anfrage sei zugestellt worden.

Datenschutzhinweise und Weiterleitung von Anfragen bereits in der Entwicklungsphase festlegen

Die Verarbeitung von Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern betrifft personenbezogene Daten. In der Nähe des Formulars sollte auf Koreanisch klar angegeben werden, wer die Daten erhebt, zu welchem Zweck, welche Daten erhoben werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Außerdem sollte ein Link zur vollständigen Datenschutzerklärung bereitgestellt werden. Bei einer Auftragsverarbeitung, grenzüberschreitenden Übermittlung oder Weitergabe an Dritte sind entsprechend den tatsächlichen Datenflüssen und den anwendbaren Vorschriften zusätzliche Hinweise erforderlich und gegebenenfalls notwendige Formalitäten zu erfüllen. Das koreanische Datenschutzgesetz (Personal Information Protection Act) kann anwendbar sein. Die konkreten Pflichten sollten von Fachleuten mit einschlägigen Rechtskenntnissen anhand des Unternehmens, der Zielgruppe und der Art der Verarbeitung beurteilt werden.

Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten und das Marketing-Abonnement dürfen nicht in einer einzigen standardmäßig angekreuzten Option zusammengefasst werden. Wenn Kunden ihre Kontaktdaten angeben, um eine Anfrage zu senden, bedeutet das nicht, dass sie dem Erhalt späterer Werbung zustimmen. Wird eine separate Marketing-Einwilligung eingeholt, sollten Zweck, Auswahl und Dokumentation getrennt behandelt werden. Außerdem sollte der Zugriff auf und der Export von Daten im Backend beschränkt werden, damit Anfragen nicht unnötig weitergeleitet werden oder dauerhaft in persönlichen E-Mail-Postfächern verbleiben.

Bei der Projektübergabe muss der vollständige Weg vom Formular bis zum Empfänger festgelegt werden: Geht die Anfrage im Backend der Website, per E-Mail oder in einem Kundenmanagementsystem ein? Wer nimmt sie entgegen und wie wird bei einer fehlgeschlagenen Benachrichtigung nachgeprüft? Es empfiehlt sich, den Zeitpunkt der Übermittlung, die Herkunftsseite, die Produktinformationen und den koreanischen Originaltext zu speichern. Wird die Bearbeitung durch Übersetzung unterstützt, sollte auch der Originaltext erhalten bleiben, damit Modellnummern, Mengen oder Verwendungszwecke bei der Übersetzung nicht verfälscht werden.

Bei der Abnahme nicht nur die Seite, sondern auch den Dateneingang prüfen

Bei der Abnahme sollte der tatsächliche Eingabeprozess getestet werden, statt nur zu prüfen, ob das Formular angezeigt wird. Mindestens sollten die Nutzung auf Desktop- und Mobilgeräten, fehlende Pflichtangaben, ungültige E-Mail-Formate, koreanische Schriftzeichen und Sonderzeichen, fehlgeschlagene Dateianhänge sowie mehrmaliges Klicken auf „Absenden“ abgedeckt werden. Nachdem Testdaten im Backend oder im Empfangspostfach eingegangen sind, sollte zudem geprüft werden, ob koreanische Schriftzeichen korrekt dargestellt werden, die Produktinformationen vollständig sind und Benachrichtigungslinks funktionieren.

Auch der Spamschutz muss normale Kunden berücksichtigen: Barrierefreiheit und die Nutzung auf Mobilgeräten sollten durch die Verifizierungsschritte nicht spürbar beeinträchtigt werden. Für als ungewöhnlich eingestufte Übermittlungen sollte es einen überprüfbaren Bearbeitungsweg geben. Bei Serverproblemen oder fehlgeschlagenen E-Mail-Benachrichtigungen sollte die Website Aufzeichnungen für autorisierte Mitarbeitende zur Überprüfung speichern, statt sich ausschließlich auf eine Benachrichtigungs-E-Mail zu verlassen.

Nach der Veröffentlichung können unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen die Schritte Formularanzeige, Beginn der Eingabe, erfolgreiche Übermittlung und fehlgeschlagene Übermittlung erfasst und nach Einstiegsseite getrennt ausgewertet werden. Ein größerer Abbruch in der Nähe eines bestimmten Feldes ist lediglich ein Hinweis für weitere Untersuchungen. Die Ursache sollte auch anhand des Geräts, der Seite und der Fehlermeldungen beurteilt werden. Nach einer Änderung der Felder sollten sowohl die Vollständigkeit qualifizierter Anfragen als auch die Bearbeitungseffizienz beobachtet werden, damit das Vertriebsteam nicht aufgrund einer höheren Zahl an Übermittlungen außerstande ist, den Kundenbedarf einzuschätzen.