Wie werden die Übersetzungskosten für mehrsprachige Website-Lösungen im Exportgeschäft berechnet?

Die Kosten für die Übersetzung einer mehrsprachigen Website im Außenhandel hängen in der Regel vom Umfang der zu übersetzenden Inhalte, den Zielsprachen sowie der Übersetzungs- und Korrekturart ab. Hinzu kommen gegebenenfalls separat ausgewiesene Kosten für Webseitensatz, Prüfungen vor dem Launch und spätere Aktualisierungen. Für die Finanzfreigabe sollten diese Posten zunächst getrennt aufgeführt werden, damit klar erkennbar ist, welche Leistungen im Angebot enthalten sind.

Als erste Schätzung können die Übersetzungskosten anhand der Formel „tatsächlicher abrechenbarer Umfang je Sprache × entsprechender Einheitspreis“ berechnet werden. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Korrekturlesen, Seitenbearbeitung und Projektmanagement. Ob das Budget angemessen ist, hängt auch davon ab, welche Seiten eine sorgfältige manuelle Überarbeitung benötigen, wie wiederholte Inhalte abgerechnet werden und ob Prüfungen nach dem Launch im Angebot enthalten sind.

Zuerst den Inhaltsumfang berechnen, dann die Einheitspreise prüfen

Bei ein und derselben mehrsprachigen Website entstehen Kostenunterschiede häufig durch den Umfang der Übersetzung. Die Startseite, die Unternehmensvorstellung, Produktdetailseiten, Formulare, Menüs und herunterladbare Materialien können Übersetzungsaufwand verursachen, gehören aber nicht zwangsläufig alle zum Umfang des Erststarts. Vor der Anfrage sollten eine Seiten- und eine Sprachliste erstellt und die Inhalte für den ersten Launch von später hinzukommenden Inhalten abgegrenzt werden.

Für die Finanzabteilung ist die Abrechnungseinheit wichtiger als der Angebotspreis an sich. Manche Angebote berechnen nach der Anzahl der Zeichen im Ausgangstext, andere nach der Anzahl der Wörter im Ausgangstext oder in der Übersetzung oder nach Seiten. Im Angebot sollte klar angegeben sein, ob bei chinesischen Zeichen Satzzeichen und Leerzeichen mitgezählt werden und ob Zahlen in die Berechnung einfließen. Bei einer Abrechnung pro Seite sollte zudem festgelegt werden, wie viele Inhalte je Seite enthalten sind und wie Mehrumfang behandelt wird. Andernfalls lassen sich die Einheitspreise verschiedener Anbieter nicht direkt vergleichen.

Produktdaten, gemeinsame Fußzeilen und Beschreibungen, die auf mehreren Seiten verwendet werden, können wiederholt auftreten. Der Anbieter sollte erläutern, wie wiederholte Inhalte erkannt und abgerechnet werden und wie ähnliche, aber nicht identische Absätze in einem Produktkatalog berechnet werden. Bei Texten, die von einer bestehenden Website exportiert wurden, sollte außerdem der endgültige Lieferumfang geprüft werden, damit Schaltflächen, Hinweise und Formularfelder nicht ausgelassen werden.

Beispielsweise plant ein Unternehmen, seine chinesische Website ins Englische und Spanische übersetzen zu lassen. Der erste Umfang umfasst die Startseite, die Unternehmensvorstellung und Produktseiten. Wenn beide Seiten vereinbart haben, dass für Englisch und Spanisch jeweils der Umfang des Ausgangstextes als Abrechnungsgrundlage dient, sollte das Angebot die abrechenbare Menge und den Einheitspreis für jede Sprache separat ausweisen und anschließend die Kosten für Korrekturlesen und den Launch aufführen. Wird die spanische Übersetzung auf Grundlage der englischen Übersetzung erstellt, müssen auch die Abrechnungsgrundlage und die Zwischenschritte separat erläutert werden; dieselben Zahlen dürfen nicht einfach übernommen werden.

Einige Unterschiede, die das Budget beeinflussen

Anzahl und Kombination der Sprachen. Mit jeder zusätzlichen Zielsprache steigen in der Regel auch der Aufwand für Übersetzung, Prüfung und Seitenbearbeitung. Die Preise können je nach Sprache variieren. Außerdem sollte geklärt werden, ob direkt aus dem Chinesischen übersetzt wird oder ob eine Zwischensprache verwendet wird. Bei regionalen Sprachversionen sollte ebenfalls festgelegt werden, was darunter fällt. Auch wenn es sich beispielsweise jeweils um Spanisch handelt, können Wortwahl und Ausdruck je nach Zielmarkt unterschiedlich sein.

Umfang der Übersetzung und Korrektur. Maschinelle Übersetzung, menschliche Übersetzung und maschinelle Übersetzung mit anschließender menschlicher Korrektur unterscheiden sich im Lieferumfang und Arbeitsaufwand. Wenn im Angebot von einer „manuellen Prüfung“ die Rede ist, sollte nachgefragt werden, ob der gesamte Text Satz für Satz geprüft oder nur eine Stichprobe wichtiger Seiten kontrolliert wird und ob die Vereinheitlichung der Terminologie, die Korrektur von Fehlern und Auslassungen sowie Überarbeitungsrunden enthalten sind. Bei technischen Unterlagen, Sicherheitshinweisen oder vertragsbezogenen Inhalten sollte außerdem festgelegt werden, wer für die fachliche Prüfung und die abschließende Freigabe der Inhalte verantwortlich ist.

Fachlicher Anspruch der Inhalte. Produktvorteile, Fachbegriffe, Bezeichnungen von Zertifizierungen und Angaben zu technischen Daten können eine zusätzliche Prüfung der Unterlagen erfordern. Wenn das Unternehmen bereits ein Produktglossar, frühere Übersetzungen oder freigegebene englische Unterlagen hat, sollten diese bei der Anfrage bereitgestellt und festgelegt werden, welche Inhalte wiederverwendet werden können. Ob die Unterlagen verwendbar sind und wie viel Aufwand für ihre Aufbereitung erforderlich ist, wirkt sich auf das endgültige Angebot aus.

Lieferform. Die Lieferung eines Übersetzungsdokuments unterscheidet sich im Arbeitsumfang davon, die Übersetzung in die Website einzupflegen und die Seiten zu prüfen. Letzteres kann den Austausch von Texten sowie die Prüfung von Zeilenumbrüchen, Schaltflächendarstellung und Links umfassen. Bei Sprachen wie Arabisch, die von rechts nach links geschrieben werden, sollte außerdem geprüft werden, ob zusätzliche Anpassungen des Seitenlayouts erforderlich sind. Kosten für Seitenerstellung, Übersetzung und Prüfung sollten separat ausgewiesen werden.

Wie lässt sich beurteilen, ob Angebote vergleichbar sind?

Anbieter von Lösungen für mehrsprachige Websites im Außenhandel können Website-Erstellung, Übersetzung und Marketingunterstützung in einem Vertrag bündeln. Vor der Freigabe durch die Finanzabteilung können die Anbieter gebeten werden, die Kosten nach folgenden Kriterien aufzuschlüsseln:

• Übersetzungsumfang: Welche Sprachen, Seiten, Dateien und Texte sind enthalten? Wie wird der abrechenbare Umfang bestätigt und wie werden wiederholte Inhalte behandelt?
• Qualitätsstandards: Welche Übersetzungsmethode wird verwendet? Wird der gesamte Text Korrektur gelesen? Wer bestätigt die Terminologie und wie viele Überarbeitungsrunden sind enthalten?
• Arbeiten zum Launch: Umfasst der Auftrag die Einpflege der Inhalte, Anpassungen des Seitenlayouts sowie die Prüfung von Links und Formularen? Wie erfolgt die abschließende Abnahme der einzelnen Sprachversionen?
• Zusatzkosten: Wie werden Mehrumfang über die vereinbarte Wortzahl hinaus, zusätzliche Sprachen, Expressaufträge, die Neuerstellung von Seiten oder zusätzliche fachliche Korrekturen angeboten und freigegeben?
• Liefermaterialien: Werden die Übersetzungsdateien und das Glossar mitgeliefert? Können andere Teams diese später für Aktualisierungen weiterverwenden?

Besonders zu beachten ist, ob „Mehrsprachigkeit“ und „mehrsprachige Inhalte“ separat berechnet werden. Eine Website mit Sprachumschaltung bedeutet nicht, dass alle Seiten bereits übersetzt und geprüft sind. Auch bei Paketen, die „Übersetzung inklusive“ ausweisen, sollten die enthaltenen Sprachen, der Inhaltsumfang und die Qualitätsanforderungen geprüft werden. Wenn das Projekt Suchmaschinenmarketing umfasst, sollte zusätzlich geklärt werden, ob Titel und Seitenbeschreibungen zum Übersetzungsumfang gehören und ob Lokalisierungsanpassungen separat berechnet werden.

Kosten für den Erstauftrag und spätere Aktualisierungen getrennt freigeben

Übersetzungskosten enden nicht unbedingt mit dem Launch der Website. Wenn sich Produktdaten, Kontaktinformationen, Seitenaktionen oder herunterladbare Materialien ändern, müssen möglicherweise auch die Sprachversionen entsprechend aktualisiert werden. Im Vertrag können die Abrechnungseinheit für Aktualisierungen, Mindestgebühren, Reaktionszeiten und die Verantwortung für die Prüfung nach Änderungen festgelegt werden, damit bei jeder Änderung nicht erneut über den Preis verhandelt werden muss.

Bei begrenztem Budget kann der Korrekturaufwand zunächst nach dem jeweiligen Geschäftszweck aufgeteilt werden: Bei der Startseite, den wichtigsten Produktseiten, Formularen und technischen Beschreibungen, die für die Generierung von Anfragen besonders wichtig sind, sollte die Genauigkeit und Ausdrucksweise vorrangig geprüft werden. Für Inhalte mit geringerer Nachfrage kann je nach Verwendungszweck eine passende Übersetzungs- und Prüfart gewählt werden. Für Informationen wie Preise, Lieferzeiten und Spezifikationen, die sich unmittelbar auf den Geschäftsabschluss auswirken, sollte das Unternehmen außerdem einen internen Freigabeprozess einrichten.

Bei der Freigabe sollten die Kosten für Übersetzung und Launch in der ersten Phase sowie die voraussichtlichen Kosten für spätere Aktualisierungen separat aufgeführt werden. Zudem sollte die Fachabteilung die Notwendigkeit der zunächst geplanten Sprachen und Seiten bestätigen. Weichen zwei Angebote deutlich voneinander ab, lässt sich die Ursache der Kostendifferenz in der Regel durch einen Vergleich des Abrechnungsumfangs, des Umfangs der manuellen Korrektur und der Arbeiten zum Launch ermitteln. Anschließend kann entschieden werden, ob ein ergänzendes Angebot oder eine Anpassung des Beschaffungsumfangs erforderlich ist.