Wie lässt sich die Effizienz der mehrsprachigen Marketingautomatisierung anhand von Arbeitszeitdaten quantifizieren?

Um die Effizienz der mehrsprachigen Marketingautomatisierung zu quantifizieren, sollte zunächst verglichen werden, wie viele Arbeitsstunden pro qualifizierter Liefereinheit bei gleicher Qualität und gleichem Aufgabenumfang anfallen. Anschließend sind der Nacharbeitsanteil und die Veröffentlichungsdauer zu betrachten. Eine schnellere Übersetzungsgenerierung zeigt lediglich, dass ein bestimmter Prozessschritt beschleunigt wurde. Wenn jedoch mehr Zeit für Korrekturlesen, Seitenanpassungen und Fehlerbehebungen nach der Veröffentlichung anfällt, kann der Gesamtaufwand trotzdem steigen.

Als Bewertungsobjekt kann eine Gruppe mehrsprachiger Landingpages dienen, die die Inhaltsbearbeitung, Seiteneinrichtung, Suchmaschinenoptimierung, Formularvalidierung und Abnahme vor der Veröffentlichung umfasst. Zunächst wird eine Baseline für den manuellen Prozess erstellt. Anschließend wird der tatsächliche Aufwand des automatisierten Prozesses erfasst, wobei beide Datensätze denselben Lieferumfang abdecken müssen.

Erst den Aufgabenumfang vereinheitlichen, dann sind die Arbeitsstunden vergleichbar

„Eine Seite fertigstellen“ ist zu ungenau. Eine kurze Werbeseite lässt sich nicht ohne Weiteres mit einer Produktseite vergleichen, die technische Daten, Downloads und ein Anfrageformular enthält. Als Aufgabeneinheit empfiehlt sich „Quellseite × Zielsprache × Lieferversion“. Außerdem sollten Inhaltslänge, Seitentyp, Sprachrichtung und Wiederverwendungsgrad erfasst werden.

Die erstmalige Einrichtung des Terminologieverzeichnisses, der Seitenvorlagen und der Veröffentlichungsregeln verursacht Aufwand, der bei späteren Aufgaben nicht erneut anfällt. Dieser Aufwand sollte separat erfasst und auf die vereinbarte Evaluierungscharge umgelegt werden. Ein Vergleich ausschließlich des ersten Durchlaufs unterschätzt den langfristigen Nutzen; werden die anfänglichen Aufwendungen vollständig ignoriert, wird die kurzfristige Wirkung hingegen überschätzt.

Als Baseline dienen vorzugsweise historische Daten zu vergleichbaren Aufgaben. Fehlen historische Arbeitszeitdaten, kann mit einer kleinen Aufgabencharge ein manueller Vergleichswert ermittelt werden. Dabei müssen Quellinhalte, Abnahmekriterien und Lieferumfang übereinstimmen. Vergleichen Sie nicht einfach ein manuelles Team, das mit dem Geschäftsbereich vertraut ist, mit einem gerade erst eingerichteten automatisierten Prozess. Historische Schätzwerte sollten zudem nicht als exakte Messwerte behandelt werden.

Die Arbeitszeiterfassung muss auch die Arbeit nach der Generierung umfassen

Die Zeitmessung beginnt mit der Vorbereitung der Aufgabe und endet mit der erfolgreichen Abnahme. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig zusammen, werden ihre Arbeitsstunden addiert. Wartezeiten für Freigaben, Maschinenlaufzeiten und Warteschlangen an Schnittstellen werden separat als verstrichene Zeit erfasst und nicht zum manuellen Aufwand gezählt. Andernfalls würde die unbeaufsichtigte Laufzeit während automatisierter Stapelverarbeitung die Effizienzkennzahl verschlechtern.

Nacharbeit ist innerhalb des oben genannten Gesamtaufwands separat zu kennzeichnen und darf bei der Summierung nicht nochmals hinzuaddiert werden. Auch Anforderungsänderungen sollten von der Fehlernacharbeit getrennt erfasst werden: Eine Überarbeitung aufgrund kurzfristiger Änderungen am Quelltext und eine Korrektur infolge einer falschen Übersetzung von Fachbegriffen spiegeln unterschiedliche Probleme wider.

Mit vier Kennzahlen feststellen, ob sich der Nutzen bestätigt

Arbeitsstunden je qualifizierter Liefereinheit = gesamte manuelle Arbeitszeit im Bewertungsumfang ÷ Anzahl der abgenommenen Liefereinheiten. Der Zähler umfasst fehlgeschlagene Aufgaben, Nacharbeit und umgelegten Einrichtungsaufwand, damit nicht nur erfolgreiche Aufgaben berücksichtigt werden. Noch nicht abgenommene Aufgaben müssen als in Arbeit gekennzeichnet werden und dürfen nicht vorzeitig in die Anzahl der Ergebnisse einfließen. Solange eine Charge nicht vollständig abgeschlossen ist, kann das Ergebnis nur als Zwischenstand gelten.

Arbeitszeitersparnis = (Arbeitsstunden je Einheit bei der Baseline − Arbeitsstunden je Einheit nach der Automatisierung) ÷ Arbeitsstunden je Einheit bei der Baseline × 100 %. Diese Kennzahl ist nur aussagekräftig, wenn Aufgabenschwierigkeit und Qualitätsanforderungen übereinstimmen. Steigt später der Anteil einfacher Seiten, sollten die Werte getrennt nach Seitentyp und Sprache berechnet und anschließend anhand einer festen Aufgabenstruktur zusammengefasst werden.

Anteil der Nacharbeitszeit = Arbeitsstunden für fehlerbedingte Nacharbeit ÷ gesamte manuelle Arbeitszeit × 100 %. Diese Kennzahl zeigt, ob die im Generierungsschritt eingesparte Zeit durch Prüfungen und Korrekturen wieder aufgebraucht wird. Sie sollte jedoch auch im Verhältnis zu den Nacharbeitsstunden je Liefereinheit betrachtet werden. Wenn die Gesamtarbeitszeit deutlich sinkt, kann der Anteil steigen, selbst wenn der absolute Nacharbeitsaufwand nicht zugenommen hat.

Erst-Abnahmequote = Anzahl der Liefereinheiten, die bei der ersten Einreichung abgenommen werden ÷ Anzahl der erstmals eingereichten Liefereinheiten × 100 %. Die Abnahmekriterien müssen festgelegt sein und mindestens die terminologische Genauigkeit, Vollständigkeit der Inhalte, Darstellung auf der Seite, Sprachverknüpfung und Funktionsfähigkeit der Konvertierung umfassen. Eine höhere Quote, die durch niedrigere Prüfanforderungen erzielt wird, gilt nicht als Effizienzsteigerung.

Qualitätsanforderungen auf die Details mehrsprachiger Websites übertragen

Eine wörtlich korrekte Übersetzung bedeutet nicht, dass eine Seite bereits veröffentlichungsreif ist. Ob Titel und Beschreibung zum Thema der Seite passen, die Sprachversionen korrekt miteinander verknüpft sind, Schaltflächentexte durch ihre Länge nicht abgeschnitten werden und das Anfrageformular Sprach- und Herkunftsinformationen übermittelt – all das kann die Lieferqualität beeinflussen. Bei Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links müssen außerdem Layout und Interaktionsreihenfolge separat geprüft werden.

Bei der Abnahme kann zwischen Problemen, die eine Veröffentlichung verhindern, und solchen unterschieden werden, deren Behebung eingeplant werden kann. Fehler bei Preisen oder technischen Daten, funktionsunfähige Formulare und fehlende wesentliche Inhalte sollten gemäß den vorab vereinbarten Regeln die Veröffentlichung blockieren. Stilistische Verbesserungen werden entsprechend den inhaltlichen Anforderungen behandelt. Für beide Prozesse müssen dieselben Kriterien gelten, da sich andernfalls die Definition einer „qualifizierten Liefereinheit“ verschiebt.

Auch der Beobachtungszeitraum nach der Veröffentlichung muss einheitlich sein. Werden beim manuellen Prozess Korrekturen nach der Veröffentlichung mitgerechnet, während die Zeiterfassung beim automatisierten Prozess bereits am Veröffentlichungstag endet, erscheint Letzterer arbeitszeitsparender. Werden fehlende Übersetzungen, fehlerhafte Weiterleitungen oder Probleme mit Formularen entdeckt, sollte der Korrekturaufwand der ursprünglichen Aufgabencharge zugeordnet werden.

Aus Datenabweichungen die nächsten Anpassungen ableiten

Sinkt der Aufwand für die Generierung, während der Prüfaufwand steigt, sollten zunächst die Terminologievorgaben und Unklarheiten im Quelltext überprüft werden. Konzentriert sich der Aufwand für die Seiteneinrichtung auf wenige Sprachen, ist zu prüfen, ob die Vorlagen an Textlängen und Schreibrichtung angepasst sind. Ist der Aufwand pro Seite bereits gesunken, dauert die Veröffentlichung insgesamt aber weiterhin lange, sollten Freigabewartezeiten und Abhängigkeiten im Veröffentlichungsprozess untersucht werden, statt einen bereits beschleunigten Generierungsschritt weiter zu optimieren.

Die Evaluierungsdokumentation sollte außerdem die Prozessversion festhalten. Nach Änderungen am Terminologieverzeichnis, an Vorlagen oder an Prüfvorgaben ist die Charge zu kennzeichnen, ab der diese Änderungen gelten. Anschließend werden die Arbeitsstunden je vergleichbarer Aufgabe und die Erst-Abnahmequote beobachtet. Nur wenn die Qualitätsanforderungen stabil bleiben, die Aufgabenstruktur vergleichbar ist und der Aufwand für die Pflege der Konfiguration mitgerechnet wird, rechtfertigt eine Senkung der Arbeitsstunden die Entscheidung, den Automatisierungsumfang auszuweiten.