Website-Erstellung für den Lebensmittelexport: So präsentieren Sie Zertifizierungen und Informationen zur Rückverfolgbarkeit von Produkten

Beim Aufbau einer Website für den Lebensmittelexport hängt es davon ab, ob Zertifizierungs- und Rückverfolgbarkeitsinformationen Vertrauen schaffen, ob Käufer beurteilen können, ob die Unterlagen zum gekauften Produkt, zum Werk und zur jeweiligen Charge gehören. Ein Zertifikatsbild kann einen ersten Hinweis geben. Fehlen jedoch Angaben zum Geltungsbereich, zum aktuellen Status und zur Überprüfung, müssen Einkäufer weiterhin wiederholt per E-Mail nachfragen.

Für Projektverantwortliche empfiehlt sich ein zweistufiges Vorgehen: Informationen, die öffentlich auf der Website präsentiert werden, und Unterlagen, die gezielt bereitgestellt werden. Öffentlich sollten die erforderlichen Zertifizierungsangaben, Informationen zur Zuordnung von Produkten und Werken sowie Abläufe zur Erläuterung der Rückverfolgbarkeit bereitgestellt werden. Unterlagen zu bestimmten Chargen oder Kunden sowie geschäftlich sensible Informationen sollten dagegen über kontrollierte Kanäle zur Verfügung gestellt werden. Der Umfang der Veröffentlichung sollte sich nach den Anforderungen der Zielmärkte und Kundenaudits sowie nach den eigenen Möglichkeiten des Unternehmens zur Datenverwaltung richten.

Zunächst die Zuordnung von Unterlagen und Produkten klären

Bei Lebensmittelexporteuren sind Unterlagen häufig auf die Abteilungen Qualität, Produktion, Einkauf und Vertrieb verteilt. Vor dem Start der Website sollte zunächst eine interne Unterlagenliste erstellt werden. Sie sollte mindestens Produktname, Produktionsunternehmen, Produktionsstandort, Bezeichnung der Zertifizierungs- oder Prüfunterlage, Geltungsbereich, Gültigkeitsdauer, zuständige Person und Aktualisierungsstatus erfassen. Bei chargenbezogenen Aufzeichnungen sind außerdem die Chargennummer sowie die zugehörigen Produkt-, Produktionsdatum- und Vertriebsinformationen festzuhalten.

Dieser Schritt wirkt sich direkt auf die Seitenstruktur aus. Ein Unternehmen kann beispielsweise sowohl Lebensmittel aus eigener Produktion als auch im Lohnauftrag hergestellte Produkte anbieten. Für beide sollten nicht dieselben vagen Kennzeichnungen wie „Werkzertifizierung“ verwendet werden. Außerdem muss der Geltungsbereich einer Zertifizierung für einen Produktionsstandort nicht alle auf der Website präsentierten Produkte abdecken. Ist die Zuordnung von Unterlagen nicht eindeutig, sollte die konkrete Anwendbarkeit auf der Seite angegeben werden, statt das Zertifizierungszeichen auf sämtlichen Produktseiten zu platzieren.

Projektverantwortliche sollten zudem mehrere leicht zu verwechselnde Unterlagenarten voneinander unterscheiden: Eine Systemzertifizierung zeigt, dass ein bestimmtes Managementsystem innerhalb eines festgelegten Geltungsbereichs auditiert wurde. Ein Prüfbericht gibt die Ergebnisse der untersuchten Probe und der im Bericht aufgeführten Prüfungen wieder. Offizielle Registrierungen, Genehmigungen und Einfuhranforderungen sind hingegen je nach Zielmarkt und konkretem Produkt gesondert zu beurteilen. Diese Unterlagen belegen jeweils unterschiedliche Sachverhalte. Mit einem einzigen Dokument sollte daher nicht pauschal behauptet werden, ein Produkt erfülle die Anforderungen aller Märkte.

Zertifizierungsinformationen verständlich und überprüfbar machen

Auf einer zentralen Zertifizierungsseite lassen sich die Qualifikationen des Unternehmens und seiner Produktionsstandorte zusammengefasst vorstellen. Auf den Produktdetailseiten sollten dagegen die für das jeweilige Produkt relevanten Zertifizierungsangaben mit einem Link zu den entsprechenden Erläuterungen erscheinen. So können Käufer den Lieferanten als Ganzes leichter einschätzen, ohne selbst aus einer langen Liste von Zertifikaten ableiten zu müssen, welches davon jeweils gilt.

Die öffentlichen Angaben zu jedem Eintrag können sich an folgenden Punkten orientieren:

• Zertifizierter Gegenstand: Name des zertifizierten Unternehmens, betroffene Produktionsstandorte und deren Verhältnis zum auf der Website dargestellten Unternehmen.
• Geltungsbereich: Die abgedeckten Tätigkeiten, Produktkategorien oder Produktionsschritte. Einschränkungen des Geltungsbereichs sollten in der Zusammenfassung ebenfalls genannt werden.
• Gültigkeitsstatus: Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer und Datum der letzten Statusaktualisierung. Abgelaufene Dokumente dürfen nicht als aktuell gültige Qualifikationen präsentiert werden.
• Überprüfung: Soweit zutreffend und öffentlich zugänglich, sollten der Name der Zertifizierungsstelle, die Zertifikatsnummer und der offizielle Prüfzugang angegeben werden. Ist die vollständige Veröffentlichung des Dokuments nicht möglich, sollte erläutert werden, wie es angefordert werden kann.

Bei Scans von Zertifikaten müssen erforderliche Angaben wie Name, Geltungsbereich und Datum deutlich lesbar sein. Vor der Veröffentlichung sind die Nutzungsrechte und Grenzen der Offenlegung zu prüfen, damit keine nicht relevanten personenbezogenen Daten, Kundeninformationen oder internen Kennungen preisgegeben werden. Liegen Dokumente in mehreren Sprachversionen vor, muss die Übersetzung auf der Website mit dem Original übereinstimmen, insbesondere beim Geltungsbereich, bei Produktnamen und Datumsangaben. Die Übersetzung dient der besseren Verständlichkeit, darf die Bedeutung des Originaldokuments jedoch nicht verändern.

Auch bei Prüfberichten sollten der Probenname, die Prüfparameter und das Berichtsdatum angegeben werden. Das Ergebnis einer einmaligen Probenprüfung darf nicht so dargestellt werden, als hätten alle Chargen dieselbe Prüfung bestanden. Benötigt ein Käufer den vollständigen Bericht, können Vertriebs- oder Qualitätsmitarbeitende nach Prüfung des Verwendungszwecks gezielt darüber entscheiden, ihn bereitzustellen.

Bei der Rückverfolgbarkeit vom Ablauf bis zur konkreten Charge gehen

Ein Flussdiagramm zu Rohstoffherkunft, Verarbeitung, Prüfung und Versand kann Käufern helfen, das Qualitätsmanagement des Unternehmens rasch zu verstehen. Ein Ablaufdiagramm allein kann jedoch nicht die Herkunft einer bestimmten Warencharge belegen. Für Käufer, die Chargenprüfungen benötigen, ist vor allem wichtig, ob sich anhand der Chargeninformationen die zugehörigen Aufzeichnungen finden lassen und wer diese bereitstellt.

Auf der öffentlichen Seite kann ein übersichtlicher Rückverfolgungsweg dargestellt werden: Wareneingang der Rohstoffe, Produktion und Verarbeitung, Prüfung der Fertigprodukte sowie Lagerung und Versand. Für jeden Schritt sollte angegeben werden, welche Arten von Aufzeichnungen zugeordnet werden können, beispielsweise Rohstoffchargen, Produktionsaufzeichnungen, Fertigproduktchargen und Versandaufzeichnungen. Schritte, für die keine entsprechende Verknüpfung besteht, dürfen nicht als bereits durchgängig vernetzt dargestellt werden. Ebenso sollte nicht zugesichert werden, dass alle Produkte bis zur gleichen Tiefe rückverfolgbar sind.

Bietet ein Unternehmen eine Chargenabfrage an, sollten die Ergebnisse es Nutzern mindestens ermöglichen, Produktname, Charge und die Zuordnung der Aufzeichnungen zu erkennen. Die auf der Seite angezeigten Felder müssen mit den tatsächlich gespeicherten Daten übereinstimmen. Beim Abfragezugang sind außerdem Berechtigungen, Zugriffshäufigkeit und Hinweise auf ungewöhnliche Angaben zu berücksichtigen, damit sich nicht durch wiederholtes Ausprobieren von Chargennummern umfangreiche Geschäftsdaten abrufen lassen. Verfügt ein Unternehmen noch über kein zuverlässiges Abfragesystem, ist ein Verfahren wie „Chargeninformationen einreichen; die Unterlagen werden nach Prüfung durch eine zuständige Person bereitgestellt“ geeigneter als eine Abfrageseite, deren Inhalte sich nicht aktuell halten lassen.

Die Tiefe der Rückverfolgbarkeit sollte nach dem jeweiligen Geschäftsszenario gestaltet werden. Für öffentliche Besucher, die Lieferanten erstmals prüfen, genügen die Darstellung des Rückverfolgungsablaufs und eine Übersicht der verfügbaren Unterlagenarten. In der Phase der Musterbewertung, des Einkaufsaudits oder der Auftragsabwicklung können anschließend detailliertere Aufzeichnungen zum jeweiligen Produkt und zur jeweiligen Charge bereitgestellt werden. Bei sensiblen Informationen zu Rohstofflieferanten, Rezepturen oder Kundenaufträgen können erforderliche Zusammenfassungen veröffentlicht und vollständige Unterlagen über einen autorisierten Zugang übermittelt werden.

Die Pflege der Unterlagen in die Website-Projektübergabe aufnehmen

Auch nach dem Start der Zertifizierungs- und Rückverfolgbarkeitsseiten ändern sich die zugrunde liegenden Informationen: Zertifikate können ablaufen oder in ihrem Geltungsbereich geändert werden, Produkte können an einen anderen Produktionsstandort verlegt werden und Prüfberichte können aktualisiert werden. Unterstützt das Backend der Website lediglich das Hochladen von Bildern und sind weder Zuständigkeiten noch Prüfabläufe klar geregelt, können die Seiten leicht vom tatsächlichen Stand im Unternehmen abweichen.

Bei der Projektübergabe sollten die Zuständigkeiten festgelegt werden: Die Qualitätsabteilung verantwortet die Richtigkeit der Unterlagen und ihren Geltungsbereich, die Vertriebsabteilung prüft die Verständlichkeit der Formulierungen für Kunden, und die Website-Administration übernimmt die Veröffentlichung und Entfernung von Inhalten. Mehrsprachige Seiten sollten von Personen mit einschlägigen Fachkenntnissen geprüft werden. Für jedes Dokument sind eine interne Version, Prüfprotokolle und der nächste Prüftermin zu hinterlegen. Ändern sich Unterlagen, müssen auch die Zertifizierungsseite, die Produktdetailseiten und die Download-Zugänge geprüft werden, damit nicht alte und neue Versionen gleichzeitig verfügbar sind.

Bei der Abnahme sollte nicht nur das Erscheinungsbild der Seiten beurteilt werden. Es können mehrere Produkte mit unterschiedlichen Produktionsunternehmen oder unterschiedlichem Unterlagenstatus ausgewählt und aus der Sicht eines Käufers geprüft werden: Finden sich auf der Produktseite die zugehörigen Zertifizierungserläuterungen? Stimmt der Geltungsbereich? Funktioniert der Prüfzugang? Wird eine Anfrage nach Unterlagen an die zuständige Person weitergeleitet? Bei Chargenabfragen sollten außerdem die Hinweise bei gültigen und ungültigen Chargen sowie bei fehlender Zugriffsberechtigung geprüft werden.

Letztlich müssen die auf der Website dargestellten Inhalte mit den Nachweisen übereinstimmen, die das Unternehmen tatsächlich bereitstellen kann. Nach dem Besuch der Website sollten Käufer auch dann, wenn sie zunächst nicht alle Unterlagen erhalten können, wissen, welche Informationen öffentlich überprüfbar sind, welche Dokumente für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Charge angefordert werden müssen und an wen sie sich als Nächstes wenden sollten.