Warum hängt das Angebot für die Erstellung einer B2B-Website für den Außenhandel vom Funktionsumfang ab?

Die Preisunterschiede bei der Erstellung von B2B-Exportwebsites ergeben sich meist nicht allein aus der Anzahl der Seiten. Sie hängen vielmehr davon ab, wie Funktionen umgesetzt werden, welcher Aufwand für die Inhalte anfällt und welchen Umfang der anschließende Service hat. Selbst wenn Angebote Begriffe wie „mehrsprachige Website“ oder „Anfragenverwaltung“ verwenden, können die Leistungen stark variieren: Manche bieten nur eine grundlegende Präsentation und E-Mail-Benachrichtigungen, andere umfassen zusätzlich Übersetzungen, die Zuweisung von Leads und die Anbindung an Systeme. Entsprechend unterschiedlich ist der Aufwand.

Beim Einkauf besteht ein häufiges Problem darin, den Gesamtpreis von Angeboten direkt miteinander zu vergleichen, deren Funktionsbezeichnungen ähnlich klingen. Erst nach Vertragsabschluss stellt sich dann heraus, dass Übersetzungen, Datenmigration oder Wartung zusätzlich berechnet werden. Das kann sowohl das Budget als auch den Zeitplan für den Launch beeinträchtigen. Zerlegen Sie die Funktionen zunächst in konkret lieferbare Arbeitspakete und vergleichen Sie anschließend einmalige und laufende Kosten. So lässt sich feststellen, wodurch sich die Angebote preislich unterscheiden.

Welche Funktionsanforderungen den Preis besonders stark beeinflussen

Mehrsprachigkeit: Eine Sprachauswahl bedeutet noch keine vollständige Lokalisierung

Eine einfache Mehrsprachigkeitsfunktion ermöglicht möglicherweise lediglich den Wechsel der Website-Sprache. Die Übersetzungen muss das Unternehmen dann selbst bereitstellen. Ein umfassenderes Leistungspaket kann dagegen das Duplizieren von Seiten, die Eingabe von Inhalten, das Korrekturlesen von Übersetzungen und die separate Pflege der einzelnen Sprachversionen umfassen. Die Anzahl der Sprachen und Produktseiten sowie die Frage, ob die Inhalte für jede Sprache individuell angepasst werden müssen, wirken sich ebenfalls auf den Arbeitsaufwand aus.

Klären Sie bei der Anfrage, wie viele Sprachen und wie viele Seiten zur Inhaltseingabe im Angebot enthalten sind, wer für die Übersetzung verantwortlich ist und ob interne Mitarbeitende neu hinzugefügte Produkte später in allen Sprachversionen pflegen können. Wenn zunächst lediglich die Möglichkeit zum Sprachwechsel vorgesehen ist, sollte auch festgehalten werden, wie die spätere Ergänzung weiterer Sprachen abgerechnet wird.

Produktpräsentation: Ein Produktkatalog und komplexe Filterfunktionen sind nicht dieselbe Konfiguration

Bei einer kleinen Produktpalette mit festen Kategorien können eine einfache Listen- und Detailansicht für die Präsentation ausreichen. Gibt es viele Produktspezifikationen und müssen Kundinnen und Kunden nach Modell oder Parametern filtern können, braucht die Website eine detailliertere Datenstruktur und Filterlogik. Auch Funktionen wie der Massenimport, der Download von Anhängen oder verknüpfte Produkte können erforderlich sein.

Bereiten Sie vor der Beauftragung eine Beispieldatei mit Produktfeldern wie Modell, Spezifikationen, Anwendung und Dokumentenanhängen vor, damit der Dienstleister den Aufwand einschätzen kann. Klären Sie insbesondere, ob der Massenimport auch die Datenaufbereitung, Bildbearbeitung und Fehlerkorrektur umfasst. Dass ein System den Import unterstützt, bedeutet nicht, dass unbearbeitete Originaltabellen direkt verwendet werden können.

Anfragenverwaltung: Der Leistungsumfang reicht vom E-Mail-Eingang bis zur Nachverfolgung von Leads

Bei einer Basislösung geht es in der Regel darum, ob Besucher ein Formular absenden können und ob eine Benachrichtigung im angegebenen Postfach eingeht. Weitergehende Anforderungen können die Zuweisung von Leads nach Produkt oder Region, die Dokumentation des Bearbeitungsstatus, die Begrenzung von Spam oder die Übertragung der Daten an ein vorhandenes Kundenmanagementsystem umfassen. Dafür müssen Formularfelder, Geschäftsregeln und Berechtigungen festgelegt werden. Bei der Anbindung externer Systeme müssen zudem beide Seiten die Schnittstelle abstimmen und Tests durchführen.

Fragen Sie nicht nur, ob eine „Anfragenfunktion“ vorhanden ist. Legen Sie fest, wo die Informationen nach dem Absenden gespeichert werden, wer sie einsehen kann, wie mit fehlgeschlagenen Benachrichtigungen umgegangen wird und welche Felder beim Datenexport enthalten sind. Wenn ein vorhandenes System angebunden werden soll, klären Sie außerdem, ob die Schnittstelle verfügbar ist und welche Seite für die Anbindung und die gemeinsamen Tests verantwortlich ist.

Warum sich Angebote mit denselben Funktionsbezeichnungen nicht direkt über den Gesamtpreis vergleichen lassen

Auch Begriffe wie „Website-Erstellung“, „SEO-Grundeinstellungen“ oder „Backend-Schulung“ können in Angeboten unterschiedlich abgegrenzt sein. Ein Angebot umfasst möglicherweise Seitendesign, Inhaltseingabe und Tests vor dem Launch, während ein anderes nur eine Vorlage und ein Verwaltungs-Backend bereitstellt. Die Bezeichnungen ähneln sich, doch das Unternehmen muss in der Praxis unterschiedliche Arbeiten selbst erledigen.

„SEO-Grundeinstellungen“ können beispielsweise lediglich Seitentitel, Beschreibungen und grundlegende Einstellungen für die Indexierung umfassen. Das ist nicht gleichbedeutend mit laufender Keyword-Recherche, regelmäßigen Inhaltsaktualisierungen oder der Pflege von Rankings. Lassen Sie sich die einzelnen Liefergegenstände vom Dienstleister genau erläutern. Das ist zuverlässiger, als Angebote anhand allgemeiner Funktionsbezeichnungen zu beurteilen.

So planen Sie das Budget entlang der Nutzung

Legen Sie zunächst fest, welche Hauptaufgaben die Website nach dem Launch erfüllen soll. Wenn die Gewinnung von Anfragen im Vordergrund steht, sollten klare Produktinformationen, die Nutzbarkeit auf Mobilgeräten, funktionierende Formulare sowie der Empfang und die Nachverfolgung von Leads Vorrang haben. Ob komplexe Filter, eine automatische Zuweisung oder eine Systemanbindung bereits in der ersten Phase umgesetzt werden, hängt von der aktuellen Produktpalette und den internen Abläufen ab.

Unterscheiden Sie anschließend zwischen „für den Launch erforderlich“ und „möglicherweise später nötig“. Funktionen, die Sie zunächst nicht beauftragen, müssen nicht alle in das erste Projekt aufgenommen werden. Klären Sie jedoch, ob das System erweiterbar ist, ob sich die Daten weiterverwenden lassen und ob neue Funktionen separat entwickelt oder durch Anpassung der Konfiguration ergänzt werden müssen. Die Möglichkeit zur späteren Erweiterung ist nicht dasselbe wie die Zusage kostenloser Upgrades. Der Leistungsumfang sollte im Angebot oder Vertrag festgehalten werden.

Berechnen Sie zuletzt die laufenden Kosten. Zusätzlich zu den Kosten für die Erstellung können Gebühren für Domain, Server, Zertifikat, Systemnutzung, Wartung und Tools von Drittanbietern in unterschiedlichen Abständen anfallen. Führen Sie die Kosten der ersten Phase, Verlängerungsgebühren und optionale Leistungen getrennt auf und fragen Sie nach, welche Unterstützung nach der Verlängerung enthalten ist. Die langfristigen Kosten lassen sich nicht allein anhand des Gesamtpreises für das erste Jahr beurteilen.

So gehen Sie nach Erhalt eines Angebots mit Abstimmung und Abnahme vor

1. Vereinheitlichen Sie die Anforderungen für die Anfrage. Stellen Sie allen Dienstleistern dieselben Angaben zur Anzahl der Sprachen, zu den Seitentypen, zu Produktdaten und zum Anfrageprozess bereit. Geben Sie auch an, welche Inhalte das Unternehmen liefert. Bitten Sie bei noch unklaren Anforderungen um eine Auflistung der zugrunde gelegten Annahmen.
2. Gliedern Sie das Angebot auf. Lassen Sie die Basisleistungen für die Website-Erstellung, die Inhaltsbearbeitung, Sonderfunktionen, Systemanbindungen und anschließenden Service getrennt aufführen. Klären Sie bei Positionen mit „Abrechnung nach Bedarf“, unter welchen Bedingungen Kosten entstehen und wie sie später berechnet werden.
3. Legen Sie die Verantwortlichkeiten für die Lieferung fest. Vereinbaren Sie, wer Designentwürfe freigibt, Unterlagen bereitstellt, Übersetzungen prüft, bei Schnittstellen mitwirkt und Tests durchführt. So lässt sich vermeiden, dass der Zeitplan ins Stocken gerät, weil eine Seite auf Unterlagen oder Zugriffsrechte der anderen wartet.
4. Formulieren Sie die Abnahme als überprüfbare Ergebnisse. Prüfen Sie beispielsweise die Seiten auf den vereinbarten Geräten, testen Sie die Sprachauswahl und senden Sie eine Anfrage ab. Kontrollieren Sie anschließend den Eintrag im Backend und die Benachrichtigungs-E-Mail und überprüfen Sie stichprobenartig Produktinformationen und Exportfelder.

Im Vertrag sollten außerdem die Zugriffsrechte für Administrationskonten, Domain und Website-Inhalte sowie die Vorgehensweise für den Datenexport und die Migration bei Beendigung der Zusammenarbeit festgelegt werden. Bei Systemanbindungen oder der Datenaufbereitung, deren Aufwand sich vorab nicht genau bestimmen lässt, können zunächst der Umfang der Bewertung und der Freigabeprozess für Zusatzangebote vereinbart werden. Neue Anforderungen, die nicht schriftlich bestätigt wurden, sollten nicht automatisch als im ursprünglichen Angebot enthalten gelten.