¿Qué diferencia hay entre los costes de mantenimiento a largo plazo de un sitio web SaaS y uno desarrollado por un proveedor externo?

¿Qué diferencia hay entre los costes de mantenimiento a largo plazo de un sitio web creado con SaaS y uno desarrollado por un proveedor externo? No existe una proporción fija que se aplique a todas las empresas. SaaS suele cobrarse mediante una suscripción anual; el alojamiento básico y el mantenimiento del sistema pueden estar incluidos en el paquete. En cambio, el desarrollo externalizado suele requerir primero el pago del desarrollo y, posteriormente, asumir los costes de servidor, mantenimiento y modificaciones. Al comparar el coste total de tres años, lo que suele marcar la diferencia no es el presupuesto del primer año, sino cuántas veces habrá que modificar el sitio web después de su puesta en línea, quién se encargará y si esos trabajos tienen un coste adicional.

Durante la aprobación financiera, conviene comparar ambas opciones dentro del mismo alcance: qué tamaño tendrá el sitio web, qué idiomas, funciones y servicios incluirá, y quién se encargará de las actualizaciones diarias. De lo contrario, no tiene sentido comparar un presupuesto que solo incluye el derecho a utilizar el sistema con otro que incluye diseño, creación de contenidos y mantenimiento.

Desglosar los costes de tres años, en lugar de comparar solo el pago inicial

Los principales gastos de una solución SaaS suelen ser la tarifa de activación, la suscripción anual y las compras adicionales que exceden el paquete. Hay que tener en cuenta que la suscripción no necesariamente cubre todos los servicios: las versiones en varios idiomas, las cuentas adicionales, la ampliación de capacidad, las llamadas a interfaces, las copias de seguridad y la restauración, o el soporte técnico humano pueden tener condiciones de facturación independientes.

Los gastos de una solución externalizada están más distribuidos. Además del desarrollo inicial y la puesta en línea, la empresa puede tener que pagar el servidor, el dominio, los certificados, las licencias de complementos, las actualizaciones del programa, la resolución de incidencias y los cambios en los requisitos. Externalizar tampoco significa pagar una sola vez y utilizar el sitio para siempre. Aunque el proveedor entregue el código, alguien deberá ocuparse del entorno de ejecución y de los componentes de terceros.

Se puede elaborar el presupuesto con un criterio uniforme: coste total de tres años = coste inicial de desarrollo + suscripciones o infraestructura básica de tres años + costes de mantenimiento y actualización + servicios de gestión de contenidos y marketing + costes previstos de migración y salida. También conviene registrar por separado las horas que el personal interno dedica a la coordinación, la aceptación y las actualizaciones, para no confundir un presupuesto externo bajo con un coste real bajo.

Un ejemplo de cálculo meramente ilustrativo: si el coste inicial de SaaS es de 10.000 yuanes y la suscripción anual más las compras adicionales suman 10.000 yuanes, el coste de tres años sería de 40.000 yuanes. Si el coste inicial de la solución externalizada es de 20.000 yuanes y la infraestructura básica y el mantenimiento suman 8.000 yuanes al año, el coste de tres años sería de 44.000 yuanes. Esto solo ilustra el método de cálculo; no es un precio de mercado y no incluye los costes de contenidos, marketing y migración que pueden darse en ambas opciones. Si la solución externalizada requiere desarrollo adicional cada año o la renovación de SaaS exige pasar a un paquete superior, la conclusión puede cambiar.

Desglosar en tareas concretas lo que el contrato de mantenimiento incluye

«Un año de mantenimiento» es una frase que puede dar lugar a desacuerdos en las compras. Puede referirse únicamente a la reparación de fallos en funciones existentes, sin incluir páginas nuevas, ajustes de formularios, cambios de diseño o integración con sistemas de terceros. También conviene aclarar qué significa una «actualización gratuita» de SaaS: puede referirse a funciones generales de la plataforma y no implica que las necesidades de personalización planteadas por la empresa sean gratuitas.

Para las empresas de comercio exterior, las situaciones de mantenimiento suelen ser muy concretas: cuando se actualizan los parámetros de los productos, ¿hay que modificar también las páginas en todos los idiomas? Si el formulario de consultas no envía correos, ¿quién diagnostica el sitio web, el correo electrónico y las herramientas de terceros? Si hay que cambiar el contenido de una página de destino publicitaria, ¿puede hacerlo la empresa por sí misma o debe enviar una solicitud de servicio cada vez? Estas preguntas permiten estimar el gasto real mejor que preguntar «cuánto cuesta el mantenimiento al año».

Lo ideal es que el contrato especifique el alcance del servicio, los plazos de respuesta y de resolución, los canales de soporte y la forma de facturación de los trabajos que excedan el alcance acordado. Responder no es lo mismo que resolver: conviene confirmar por separado cuánto tarda el proveedor en aceptar una solicitud, qué fallos tienen un plazo de resolución y qué colaboración se requiere de la empresa. Si los compromisos no se pueden cuantificar, durante la aprobación se debería pedir al menos una explicación por escrito.

La frecuencia de las actualizaciones también cambia qué opción resulta más económica

Si el sitio web se centra en la presentación de la empresa y la exhibición de productos, su estructura es relativamente estable y el personal interno puede actualizar los contenidos, una suscripción fija de SaaS puede facilitar la planificación del presupuesto. Para ello, hay que confirmar que los límites del paquete en cuanto a número de páginas, idiomas y funciones cubrirán las necesidades futuras; de lo contrario, habrá que pasar a un paquete superior poco después de contratar la opción económica.

Si la empresa necesita procesos complejos de cotización, permisos especiales o una integración profunda con sus sistemas empresariales internos, una solución externalizada a medida puede ser más adecuada. Por lo general, supone una inversión inicial y una dependencia técnica posterior mayores, pero permite diseñar las funciones en torno a necesidades empresariales claramente definidas. La cuestión clave no es que «la personalización siempre sea más cara», sino si los requisitos son estables, si la empresa podrá hacerse cargo de los entregables y si se puede controlar el volumen de trabajo de cada cambio posterior.

Ambos modelos también pueden solaparse: SaaS puede cobrar por la personalización o las interfaces, mientras que un sitio web externalizado puede utilizar servicios en la nube y complementos que requieren renovaciones continuas. Durante la compra, se debe pedir al proveedor una lista de las dependencias de terceros, los periodos de licencia y las responsabilidades de renovación, y solicitar presupuestos para dos o tres cambios previstos, como añadir otro idioma, integrar un sistema de gestión de clientes o crear una nueva página de destino, en lugar de basarse únicamente en compromisos generales.

Separar los costes del sitio web de los de marketing para tener una visión clara

La creación de sitios web, el SEO, la publicidad y la gestión de redes sociales suelen presentarse en un presupuesto conjunto, pero sus costes son de distinta naturaleza. Las suscripciones o tarifas de mantenimiento del sitio web cubren el funcionamiento y las actualizaciones del sistema; la planificación y traducción de contenidos, la optimización para buscadores y la gestión de campañas publicitarias son servicios continuos; y el gasto en las plataformas publicitarias debe presupuestarse por separado. Un paquete conjunto no es necesariamente menos rentable, pero se debe exigir un desglose de precios y entregables, y confirmar qué gastos se pueden suspender y cuáles están vinculados a la renovación del sitio web.

Por ejemplo, 易营宝 ofrece servicios de creación de sitios web SaaS y marketing internacional. Al evaluar una solución integral de este tipo, se pueden incluir en una misma hoja presupuestaria el sitio web, los contenidos multilingües, el SEO y los servicios publicitarios, verificando por separado los límites de cada servicio. En particular, hay que preguntar si la configuración básica de las páginas está incluida en el coste de creación del sitio web y si la investigación de palabras clave, la redacción de contenidos y la optimización continua se cobran aparte. La tarifa del servicio publicitario tampoco debe confundirse con el gasto real en publicidad.

No pasar por alto los costes de salida ni el control de las cuentas

Cambiar de proveedor tras varios años de funcionamiento puede implicar costes de organización de datos, reconstrucción de páginas, modificación de direcciones e integración con herramientas, no solo una tarifa única de exportación. En el caso de SaaS, hay que confirmar qué contenidos, consultas e imágenes se pueden exportar y si el formato facilita la migración. Poder exportar los datos no significa que también se puedan transferir el diseño de las páginas, las funciones y el código del programa. También se deben confirmar el periodo de acceso tras cancelar la suscripción y las normas de eliminación de datos.

En una solución externalizada, al recibir el sitio se deben verificar el código fuente, la base de datos, la documentación de despliegue, las licencias de los complementos y los permisos de administrador. Es preferible que la empresa controle o tenga los permisos de gestión correspondientes del dominio, el servidor, las herramientas de analítica y las cuentas publicitarias. También deben quedar documentadas la verificación en las plataformas de búsqueda y cualquier cambio en las direcciones del sitio web. Recibir el código no significa que asumir la gestión no tenga coste: aún hay que comprobar la tecnología utilizada, la integridad de la documentación y la posible existencia de componentes exclusivos del proveedor.

Antes de la aprobación, pida a los proveedores candidatos que completen el mismo listado de costes a tres años: precios de renovación y condiciones para modificarlos, límites del mantenimiento, precios unitarios de los cambios habituales, costes de terceros y entregables de salida. Incluya en el presupuesto como hipótesis los conceptos que aún no se puedan determinar y prevea un margen suficiente. Un presupuesto solo ofrece una base de comparación cuando deja claro «qué habrá que pagar el año que viene, cuánto costará cada cambio y qué se podrá conservar al cambiar de proveedor».