Wie lässt sich vor der Auswahl eines Dienstleisters für einen grenzüberschreitenden Onlineshop die Datenhoheit klären?

Bei der Auswahl eines Dienstleisters für den Aufbau eines grenzüberschreitenden E-Commerce-Shops vergleichen Einkäufer häufig die Kosten für die Website-Erstellung, die Lieferzeiten und die Marketingkompetenz. Dabei wird jedoch eine wichtige Frage leicht übersehen: Wer kontrolliert die Kundendaten, Produktinhalte und Domain, nachdem die Website eine Zeit lang betrieben wurde? Klären Sie vor Vertragsabschluss, wem diese Assets gehören, welche Nutzungsrechte gelten und wie ein Ausstieg geregelt ist. So vermeiden Sie, bei einer Vertragsverlängerung oder einem Anbieterwechsel festzustellen, dass Ihr Geschäft von der bisherigen Plattform abhängig ist.

Datenhoheit ist mehr als ein Satz im Vertrag

Nachdem ein Unternehmen einen Dienstleister mit dem Aufbau eines eigenen Online-Shops beauftragt hat, entstehen im täglichen Betrieb nach und nach Produktdaten, Kundenregistrierungen, Bestellungen, Anfragen sowie Werbe- und Website-Zugriffsdaten. Einkäufer sollten nicht nur klären, „wem die Daten gehören“, sondern auch: Wer darf sie einsehen, wer kann sie exportieren, ist der Export vollständig und wie werden die Daten nach Vertragsende behandelt?

So bedeutet beispielsweise eine Vertragsklausel, wonach die Kundendaten dem Unternehmen gehören, nicht automatisch, dass das Unternehmen sie selbst gesammelt exportieren kann. Wenn dafür ein Support-Ticket eingereicht, eine zusätzliche Gebühr bezahlt oder nur ein Teil der Felder exportiert werden kann, ist die tatsächliche Kontrolle möglicherweise weiterhin eingeschränkt. Daher sollten beim Vergleich von Anbietern für den Aufbau grenzüberschreitender E-Commerce-Shops die Datenrechte ebenso geprüft werden wie die Kosten für die Website-Erstellung.

Vor Vertragsabschluss diese Assets einzeln prüfen

Kunden-, Bestell- und Anfragedaten. Klären Sie, ob das Unternehmen Kundeninformationen, Bestelldetails, Anfragen und notwendige zugehörige Felder wie Produkte, Zeitangaben und Transaktionsstatus über das Backend einsehen und exportieren kann. Lassen Sie sich Beispieldateien für den Export zeigen und bestätigen Sie, dass sich deren Format für die weitere Verwendung eignet. Bei Zahlungsinformationen sind die Sicherheitsvorgaben des Zahlungsdienstleisters einzuhalten; vollständige sensible Daten wie Kartennummern sollten nicht angefordert werden.

Website-Inhalte und Designmaterialien. Produktbilder, Texte, Übersetzungen, Seitendesigns und Videos können jeweils vom Unternehmen, vom Dienstleister oder von Dritten stammen. Unterscheiden Sie beim Einkauf zwischen dem Eigentum an den Materialien und den Nutzungsrechten und klären Sie deren Umfang und Laufzeit sowie die Frage, ob sie nach einem Plattformwechsel weiterverwendet werden dürfen. Bei kostenpflichtigen Schriftarten, Bildmaterialien und Plugins sollte besonders geprüft werden, ob die Lizenz übertragbar ist.

Domain-, E-Mail- und Serverkonten. Die Kontrolle über die Registrierungsdaten der Domain, das Konto beim Registrar und die Verlängerung sollte möglichst beim Unternehmen liegen. Wenn der Dienstleister die Domain im Auftrag kauft und verwaltet, müssen die Bedingungen für eine Übertragung und seine Mitwirkungspflichten vereinbart werden. Auch für Unternehmens-E-Mail, Cloud-Dienste und zugehörige Administratorkonten sollten Administratoren, Übergabeverfahren und Verlängerungspflichten festgelegt werden, damit der Zugriff nicht verloren geht, wenn ein Ansprechpartner das Unternehmen verlässt oder die Zusammenarbeit endet.

Marketing- und Analyse-Assets. Google Analytics, Google Search Console sowie Werbeplattformen und Social-Media-Konten enthalten Daten zum Traffic, zu Kampagnen und zum Betrieb. Es empfiehlt sich, dass das Unternehmen die Konten selbst erstellt oder besitzt und dem Dienstleister bei Bedarf die erforderlichen Berechtigungen erteilt. Unterscheiden Sie zwischen der Kontoverwaltung und der Möglichkeit, Daten zu exportieren: Ob sich bestimmte Verlaufsdaten übertragen lassen, hängt auch von den Regeln der jeweiligen Plattform ab.

Website-System und Quellcode. Bei SaaS-Website-Plattformen wartet der Dienstleister in der Regel das zugrunde liegende System. Dass das Unternehmen die Inhalte und Geschäftsdaten besitzt, bedeutet nicht, dass es auch Eigentümer des Quellcodes der Plattform ist. Einkäufer sollten klären, welche Inhalte wie Seiten, Produkte und Kunden exportiert werden können und welche Funktionen nach einem Systemwechsel neu entwickelt werden müssen. So wird vermieden, die Aussage „Daten können exportiert werden“ mit „die gesamte Website kann unverändert umgezogen werden“ gleichzusetzen.

Nicht nur den Preis betrachten, sondern auch die Ausstiegskosten berechnen

Manche eigenen Online-Shops sind anfangs kostengünstig einzurichten, doch für den Datenexport, die Domainübertragung, technischen Support oder das Bündeln historischer Dateien können zusätzliche Gebühren anfallen. Für die Einkaufsbewertung können Sie den Dienstleister bitten, Kosten und Zuständigkeiten für die Szenarien „normaler Betrieb“ und „Beendigung der Zusammenarbeit“ getrennt aufzuführen und anschließend zu vergleichen.

• Ist der Export in der Servicegebühr enthalten? Gibt es Beschränkungen hinsichtlich Häufigkeit, Datenmenge oder Nutzungsdauer?
• Wie lange bleibt das Backend nach Vertragsende verfügbar? Können die Daten in diesem Zeitraum weiterhin heruntergeladen werden?
• Wie wird die Unterstützung bei der Migration abgerechnet, und welche Arbeiten übernehmen das Unternehmen oder der neue Dienstleister?
• Wie lange nach Vertragsende werden die Daten gelöscht oder zurückgegeben? Wie werden Sicherungskopien behandelt, und kann eine Bestätigung über die Verarbeitung ausgestellt werden?

Migrationskosten beschränken sich nicht auf Dienstleistungsgebühren. Der erneute Import von Produkten, der Wiederaufbau von Seiten, die Anpassung von Werbe-Tracking-Codes und die Einarbeitung der Mitarbeitenden in ein neues Backend können ebenfalls Zeit beanspruchen. Im Hinblick auf SEO sollte zudem geprüft werden, ob URL-Struktur, Seitentitel, Beschreibungen und Weiterleitungsregeln übernommen werden können. Selbst bei einer sorgfältigen Übergabe kann sich die Suchleistung nach einem Plattformwechsel verändern.

Wie sollte der Vertrag formuliert sein, damit es bei der Übergabe keine unterschiedlichen Auslegungen gibt?

Einkauf, Fachbereich, Technik und Rechtsabteilung sollten gemeinsam eine Datenliste prüfen und die wesentlichen Punkte im Vertrag oder in einer Anlage festhalten. Akzeptieren Sie nicht nur die pauschale Formulierung „Die Daten gehören dem Kunden“, sondern stellen Sie konkrete Anforderungen zu folgenden Punkten:

• Umfang: Führen Sie Kategorien wie Kunden-, Bestell-, Produkt- und Anfragedaten, Website-Inhalte und marketingbezogene Materialien auf und unterscheiden Sie zwischen vom Unternehmen bereitgestellten Inhalten und von Dritten lizenzierten Materialien.
• Berechtigungen: Legen Sie die Administratorrechte und täglichen Zugriffsrechte des Unternehmens sowie den Umfang der Berechtigungen fest, die der Dienstleister für Wartungsarbeiten benötigt.
• Export: Vereinbaren Sie exportierbare Felder, Dateiformate, Antragsverfahren, Bereitstellungsfristen und Gebühren. Kennzeichnen Sie Inhalte, die Beschränkungen der Plattformregeln unterliegen, im Voraus als Ausnahmen.
• Vertraulichkeit und Sicherheit: Legen Sie Zweck der Datennutzung durch den Dienstleister, Zugriffskontrollen, Unterauftragsverhältnisse, Benachrichtigung bei Vorfällen und die Verantwortlichkeiten beider Parteien fest.
• Vertragsende und Übergabe: Vereinbaren Sie die Übertragung der Domain, die Übergabe von Kontoberechtigungen, die Aufbewahrungs- oder Löschfristen für Daten sowie die erforderliche Mitwirkung beider Parteien.

Bei personenbezogenen Daten von Kunden im Ausland sollten außerdem die am Zielmarkt geltenden Datenschutz- und grenzüberschreitenden Datenvorschriften berücksichtigt und Speicherorte, Verarbeitungspartner, Drittanbieter-Tools sowie erforderliche Einwilligungen geprüft werden. Die konkreten Compliance-Pflichten sollten von der Rechtsabteilung des Unternehmens oder einer Fachperson anhand des Geschäftsmodells beurteilt werden. Allein aus der Aussage eines Dienstleisters, dass er „den Betrieb im Ausland unterstützt“, lässt sich nicht schließen, dass sämtliche Anforderungen erfüllt sind.

Die Aussagen des Dienstleisters in einer Vorführung überprüfen

Vor der Vertragsunterzeichnung können Sie einen potenziellen Dienstleister bitten, in einer Demo-Umgebung einen kleinen Test durchzuführen: Exportieren Sie Produkte und Testbestellungen aus dem Backend und zeigen Sie die enthaltenen Felder und Dateiformate. Prüfen Sie anschließend die Berechtigungseinstellungen für Domain-, Werbe- und Website-Analysekonten. Dabei müssen keine echten Kundendaten verwendet werden. Der Test kann Einkäufern jedoch helfen, Abweichungen zwischen schriftlichen Zusagen und der tatsächlichen Bedienung zu erkennen.

Unternehmen, die gleichzeitig Website-Erstellung, SEO und Werbedienstleistungen einkaufen, sollten außerdem die Leistungsgrenzen klären. 易营宝 bietet intelligente Website-Erstellung und Dienstleistungen im Bereich Auslandsmarketing an. Bei der Bewertung solcher integrierten Lösungen sollten Sie neben den Leistungen für Website-Erstellung und Promotion auch eine genaue Auskunft dazu verlangen, wem die Konten gehören, wie die Daten exportiert werden und wie die Übergabe nach Vertragsende erfolgt. Die konkreten Berechtigungen und Gebühren richten sich nach den von beiden Parteien bestätigten Leistungen und dem Vertrag.

Ziel des Einkaufs ist nicht die Annahme, dass der Dienstleister zwangsläufig gewechselt wird, sondern eine klare Abgrenzung der Assets des Unternehmens während der Zusammenarbeit. Regelungen zur Datenverarbeitung, die vertraglich festgehalten, im Backend überprüft und bei Vertragsende umgesetzt werden können, sind in der Regel wertvoller als die bloße Aussage „Die Daten gehören dem Kunden“.