Wie viel lässt sich sparen, wenn bei der Website-Überarbeitung das bestehende Backend beibehalten wird?

Wie viel sich bei einer Website-Überarbeitung einsparen lässt, wenn das bestehende Backend beibehalten wird, hängt davon ab, welche Funktionen des alten Systems direkt weiterverwendet werden können. Wenn Produktverwaltung, Veröffentlichung von Inhalten, Bearbeitung von Anfragen und Berechtigungsverwaltung den Anforderungen der überarbeiteten Website entsprechen, lassen sich durch die Beibehaltung des Backends die Kosten für den Neuaufbau dieser Module und einen Teil der Datenmigration reduzieren. Sind für die neuen Seiten jedoch umfangreiche Anpassungen an Schnittstellen erforderlich und weist das alte System zudem einen Wartungsrückstand auf, schrumpft das Einsparpotenzial.

Bei der Genehmigung der Kosten für die Website-Überarbeitung (costo de rediseño web) sollte daher nicht pauschal ein Prozentsatz dafür angesetzt werden, wie viel günstiger die Beibehaltung des Backends ist. Aussagekräftiger ist es, die Anbieter bei identischem Leistungsumfang jeweils ein Angebot für beide Varianten erstellen zu lassen und anschließend die zusätzlichen Kosten zu berechnen, die bei der Beibehaltung für Kompatibilität, Fehlerbehebung und laufende Wartung anfallen.

Die Einsparungen entstehen vor allem dadurch, dass bereits vorhandene Geschäftsfunktionen nicht neu entwickelt werden müssen

Das Backend einer Website für ein Außenhandelsunternehmen oder einen Hersteller kann bereits Produktkategorien, technische Daten, Downloads, mehrsprachige Inhalte und die Verwaltung von Kundenanfragen umfassen. Werden diese Funktionen beibehalten, lassen sich die Kosten für eine Neuentwicklung, den Import historischer Daten, die Einrichtung von Kontoberechtigungen und die Schulung der Mitarbeitenden reduzieren.

Das Seitendesign, die Anpassung an Mobilgeräte, die Frontend-Entwicklung, die Browserkompatibilität und die Tests vor der Veröffentlichung müssen jedoch weiterhin entsprechend den neuen Anforderungen umgesetzt werden. Selbst wenn die Datenbank unverändert bleibt, können Änderungen daran, wie die neuen Seiten Produktbilder, Filterkriterien und Formularfelder abrufen, Anpassungen an Schnittstellen und Vorlagen erforderlich machen.

Auch die Beibehaltung des Backends kann unterschiedliche Umfänge haben. Nur die Daten, die bestehende Verwaltungsoberfläche oder zusätzlich auch Schnittstellen und Bereitstellungsumgebung beizubehalten, ist jeweils mit einem anderen Arbeitsaufwand verbunden. Wenn im Angebot lediglich „Nutzung des bestehenden Systems“ steht, kann die Finanzabteilung kaum beurteilen, welche Kosten dadurch tatsächlich entfallen.

Sie können den Anbieter bitten, die Kosten in drei Teile aufzuschlüsseln: Design- und Frontend-Arbeiten, die bei beiden Varianten anfallen; Arbeiten für den Neuaufbau des Backends und die Migration, die bei der Beibehaltung entfallen; sowie zusätzliche Anpassungs- und Fehlerbehebungsarbeiten, die bei der Beibehaltung anfallen. Erst die Differenz zwischen den beiden letztgenannten Positionen entspricht annähernd der tatsächlichen Einsparung bei dieser Überarbeitung.

Mit derselben Anforderungsliste eine genehmigungsfähige Kostendifferenz ermitteln

Nettoeinsparung zu Beginn = Gesamtpreis für den Neuaufbau bei gleichem Leistungsumfang – Gesamtpreis für die Überarbeitung bei beibehaltenem Backend. Beide Angebote sollten dieselbe Anzahl an Seiten, Sprachversionen und Funktionen sowie Tests, Unterstützung beim Go-live und Steuern umfassen. Andernfalls kann der Preisunterschied darauf zurückzuführen sein, dass weniger Leistungen enthalten sind.

Ein rein hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung der Berechnung: Der vollständige Neuaufbau kostet 100.000 Yuan, die grundlegende Überarbeitung bei beibehaltenem Backend 70.000 Yuan. Auf den ersten Blick ergibt sich eine Ersparnis von 30.000 Yuan. Wenn jedoch Schnittstellenanpassungen, die Reparatur des Altsystems und zusätzliche Tests weitere 10.000 Yuan kosten, belaufen sich die anfänglichen Gesamtkosten für die Beibehaltungsvariante auf 80.000 Yuan. Die tatsächliche Einsparung beträgt dann 20.000 Yuan beziehungsweise 20 % des Budgets für den Neuaufbau. Diese Zahlen veranschaulichen ausschließlich die Berechnungsmethode und stellen weder Marktpreise noch Branchendurchschnittswerte dar.

Anschließend müssen auch die Folgekosten berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise innerhalb desselben Vergleichszeitraums die Lizenz-, Wartungs- und notwendigen Upgrade-Kosten bei der Beibehaltungsvariante um 10.000 Yuan höher liegen als beim Neuaufbau, bleiben insgesamt nur noch 10.000 Yuan Einsparung. Für die Genehmigung sollte ein Vergleichszeitraum gewählt werden, der dem geplanten Nutzungszeitraum des Unternehmens entspricht. Außerdem sollten feststehende Kosten von bedingungsabhängigen Kosten getrennt ausgewiesen werden.

Bei solchen Budgets werden Verlängerungsgebühren für ältere Plugins, Kosten für Schnittstellenaufrufe, die Übergabe durch den Dienstleister, den Datenexport und die Wartung der alten Umgebung am ehesten übersehen. Für noch nicht bewertete Anpassungsarbeiten sollten im Vertrag der Umfang der Bestandsaufnahme, die Abrechnungsmethode und die Bedingungen für die Genehmigung von Änderungen festgelegt werden, um fortlaufende Nachforderungen nach einem Vertragsabschluss zu einem niedrigen Preis zu vermeiden.

Welche Backends sich zur Beibehaltung eignen und welche die Überarbeitung verteuern

Wenn bei der Überarbeitung hauptsächlich ein veralteter visueller Auftritt, die Nutzererfahrung auf Mobilgeräten und die Darstellung von Inhalten verbessert werden sollen und die Geschäftsprozesse im Backend weitgehend unverändert bleiben, spricht vieles für die Beibehaltung. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen über die erforderlichen Verwaltungsrechte und Schnittstelleninformationen sowie über Code- oder Serviceunterstützung verfügt, die zur Wartungsmethode passt. Außerdem muss das übernehmende Team Bereitstellungen und die Fehlerbehebung durchführen können.

Umfasst die Überarbeitung eine Neugestaltung der Mehrsprachenstruktur, eine Erweiterung der Produktfilter, E-Commerce-Transaktionen oder die Anbindung eines Kundenverwaltungssystems, muss zunächst geprüft werden, ob das alte System diese Anforderungen erfüllen kann. Wenn das ursprüngliche Backend beispielsweise nur ein Feld für die Produktbeschreibung hat, die neue Website jedoch die separate Pflege von Parametern, Download-Dateien und Suchinformationen für jede Sprache erfordert, kann auch die Weiterverwendung des Backends größere Anpassungen notwendig machen.

Vor der Genehmigung sollte die technische Leitung folgende Fragen eindeutig beantworten:

• Welche Funktionen der neuen Anforderungen können direkt weiterverwendet werden und bei welchen müssen Datenstrukturen oder Schnittstellen geändert werden?
• Können die bestehende Laufzeitumgebung, Plugins und Lizenzen weiterverwendet werden, und wer trägt die Wartungskosten?
• Kann das übernehmende Team Backups wiederherstellen, Sicherheitsupdates durchführen und Fehler beheben?
• Können Daten, Konfigurationen und notwendige Unterlagen vollständig übergeben werden, wenn später der Dienstleister gewechselt wird?

Wenn diese Fragen nicht eindeutig beantwortet sind, ist das günstige Angebot für die Beibehaltung des Backends nicht ausreichend begründet. Bei Systemen, deren Änderungen vom ursprünglichen Anbieter abhängig sind, sollten außerdem Reaktionszeiten, Preise für Änderungsaufträge und Ausstiegsbedingungen in den Vergleich aufgenommen werden. So wird vermieden, dass die Einsparung bei einer einmaligen Überarbeitung in langfristige Wartungskosten umschlägt, die das Unternehmen an einen Anbieter binden.

Bei Marketing-Websites müssen auch die Kontinuität von Anfragen und Werbekampagnen berücksichtigt werden

Die Beibehaltung des Backends bedeutet nicht automatisch, dass Suchmaschinen-Traffic und Werbewirkung erhalten bleiben. Bei einer Überarbeitung können sich Seitenadressen, Inhaltsstrukturen, Formularübermittlungen und Conversion-Tracking ändern. Wie alte URLs weitergeleitet werden, ob Anfragen den richtigen Vertriebsprozess erreichen und ob Conversions aus Werbekampagnen korrekt erfasst werden, sollte daher zum Leistungs- und Abnahmeumfang gehören.

Wenn das Unternehmen zugleich Werbetools wie das AI+SEM-Werbeoptimierungssystem einsetzt, sollten die Kosten für die entsprechende Anbindung und Abnahme gesondert aufgeführt werden. Außerdem ist zu prüfen, ob die für die Überwachung zentraler Kennzahlen und die Datenanalyse benötigten Website-Daten vollständig sind. Das Tool kann die Überwachung ermöglichen, doch erst die korrekte Konfiguration auf der Website macht einen Vergleich der Ergebnisse vor und nach der Überarbeitung möglich.

Bei Websites mit laufenden Werbekampagnen sollte der Go-live-Plan außerdem Formulartests, die Prüfung wichtiger Landingpages und Vorbereitungen für ein Zurücksetzen auf die vorherige Version umfassen. Potenzielle Verluste bei Anfragen lassen sich im Voraus nur schwer genau beziffern. Das Risiko kann durch Abnahmekriterien verringert werden; unbelegte Umsatzprognosen sollten nicht dazu dienen, eine Variante künstlich vorteilhafter erscheinen zu lassen.

Das zur Genehmigung vorgelegte Budget sollte klar ausweisen, welche Kosten für den Neuaufbau entfallen, welche zusätzlichen Kosten durch die Beibehaltung des Altsystems entstehen und welche feststehenden Kosten innerhalb des Vergleichszeitraums noch anfallen. Wenn die Kostendifferenz durch eine Aufstellung belegt ist, die Funktionen erfolgreich geprüft wurden und die Wartungsverantwortung eindeutig geregelt ist, lässt sich die Einsparung durch die Beibehaltung des Backends nachvollziehbar berechnen. Beruht der Kostenvorteil dagegen hauptsächlich auf ausgelassenen Positionen und späteren Nachforderungen, sollte der niedrigere Preis im Budget nicht als Entscheidungsgrundlage dienen.