Wie prüft man das Anfrageformular einer Export-Website vor der Übergabe?

Prüfen Sie vor der Abnahme des Anfrageformulars einer Export-Website, ob sich eine Anfrage vollständig vom Ausfüllen durch den Kunden bis zur Bearbeitung durch den zuständigen Mitarbeiter verfolgen lässt. Eine Erfolgsmeldung auf der Seite zeigt lediglich, dass das Frontend eine Rückmeldung ausgegeben hat. Ob die E-Mail zugestellt und die Anfrage im Backend gespeichert wurde und ob alle Produktinformationen vollständig sind, muss separat geprüft werden. Eine einzige Unterbrechung kann dazu führen, dass die Website normal funktioniert, aber Geschäftschancen verloren gehen.

Die Abnahme sollte mit der für den Start vorgesehenen Domain und der endgültigen Konfiguration erfolgen. Dabei sind die wichtigsten Anfragewege, der Zugriff aus dem Ausland und die mobile Nutzung einzubeziehen. Tests auf einer Demo-Website können helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen, ersetzen aber nicht die Abnahme in der Live-Umgebung: Domainwechsel, Empfängerkonfiguration, CAPTCHA und E-Mail-Versandeinstellungen können das endgültige Ergebnis beeinflussen.

Drei Ergebnisse getrennt prüfen: erfolgreiche Übermittlung, E-Mail-Eingang und Erfassung des Leads

Diese drei Ergebnisse beziehen sich auf unterschiedliche Prozessschritte und sind nicht austauschbar. Die erfolgreiche Übermittlung ist das, was der Kunde sieht. Die E-Mail-Benachrichtigung hilft dem zuständigen Mitarbeiter, zeitnah zu reagieren. Der Eintrag im Backend oder CRM dient der Speicherung, Zuweisung und Nachverfolgung. Vor der Abnahme sollte zunächst festgelegt werden, welche Funktionen die Website laut Vereinbarung bereitstellen soll. Anschließend ist jede davon einzeln zu prüfen.

• Erfolgreiche Übermittlung auf der Seite: Prüfen Sie, ob der Server die Daten tatsächlich empfangen hat, damit die Seite nicht auch dann Erfolg anzeigt, wenn die Anfrage fehlgeschlagen ist.
• Zustellung der E-Mail-Benachrichtigung: Prüfen Sie den angegebenen Posteingang und den Spam-Ordner sowie die Vollständigkeit des E-Mail-Inhalts. Eine Versandbestätigung des E-Mail-Dienstes allein reicht nicht aus.
• Erfolgreiche Speicherung des Leads: Wenn eine Speicherung im Backend oder eine CRM-Anbindung vereinbart wurde, muss der entsprechende Eintrag auffindbar sein. Prüfen Sie außerdem die Felder, den Zeitstempel und die Zuweisung.

Geben Sie bei jedem Test einen anderen eindeutigen Text ein, zum Beispiel „Abnahmetest A – Produktmodell“, und vergleichen Sie anschließend die Rückmeldung auf der Seite, die Benachrichtigungs-E-Mail und den Eintrag im Backend. Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Anfrageinhalt, Produktname und Quellseite müssen übereinstimmen. Auch Sonderzeichen und Zeilenumbrüche dürfen nicht verloren gehen.

Bei einer Lösung, die Anfragen ausschließlich per E-Mail entgegennimmt, liegt der Schwerpunkt der Abnahme auf Zustellung, Fehlermeldungen und der Nachverfolgung von Störungen. Bei einer Lösung mit Backend oder CRM muss zusätzlich geprüft werden, ob der Lead auch dann noch auffindbar ist, wenn die Benachrichtigung fehlschlägt. Die Möglichkeiten zur Wiederherstellung unterscheiden sich. Ist die E-Mail der einzige Datensatz, sollte bei der Übergabe klar erläutert werden, wie ein Versandfehler behandelt wird.

Bei der E-Mail-Abnahme prüfen, ob der zuständige Mitarbeiter direkt antworten kann

Nachdem die Test-E-Mail eingegangen ist, öffnen Sie sie im tatsächlichen E-Mail-Konto des zuständigen Mitarbeiters und klicken Sie auf „Antworten“. Prüfen Sie, ob die Antwort an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse gerichtet ist. Wird stattdessen eine Adresse des Website-Systems verwendet, kann dies die weitere Kommunikation behindern, selbst wenn die Benachrichtigung pünktlich eingegangen ist.

Als Absender sollte eine Adresse verwendet werden, über die der Website-Betreiber zum E-Mail-Versand berechtigt ist. Die Antwortadresse des Kunden sollte über Reply-To festgelegt werden. Wird die vom Besucher angegebene E-Mail-Adresse direkt als Absender verwendet, kann dies die Bewertung der Nachricht durch das empfangende System beeinträchtigen. Lassen Sie den E-Mail-Dienstleister die E-Mail-Authentifizierung der Domain und die Konfiguration des Versanddienstes prüfen und die Konfiguration dokumentieren.

Der E-Mail-Inhalt sollte es dem zuständigen Mitarbeiter ermöglichen, die nächsten Schritte einzuschätzen: Für welches Produkt interessiert sich der Kunde? Was beschreibt er in seiner Anfrage? Über welche Seite wurde die Anfrage gesendet? Wurde ein Anhang mitgeschickt? Wenn bei einer Anfrage von einer Produktdetailseite nur Name und E-Mail-Adresse übermittelt werden, muss der Mitarbeiter erneut nach dem Produkt fragen. So bleiben Informationen ungenutzt, die der Website bereits vorliegen.

Die Anhangsfunktion muss separat geprüft werden. Senden Sie eine Testdatei in einem vereinbarten Format und innerhalb der zulässigen Dateigröße und prüfen Sie anschließend, ob der Empfänger sie öffnen kann. Bei Überschreitung des Limits sollte die Seite den Grund klar angeben. Wird in der E-Mail ein Download-Link bereitgestellt, prüfen Sie außerdem, ob die Berechtigungen und die Gültigkeitsdauer für die Bearbeitung der Anfrage ausreichen.

Eine reibungslose Nutzung am Computer garantiert nicht, dass Kunden im Ausland die Anfrage absenden können

Die Abnahme auf Mobilgeräten sollte den tatsächlichen Ausfüllvorgang abdecken: Verdeckt die eingeblendete Tastatur Felder? Lassen sich Land oder Region auswählen? Ist die Schaltfläche zum Absenden gut erreichbar? Werden Fehlermeldungen an einer Stelle angezeigt, an der der Kunde sie sehen kann? Prüfen Sie bei mehrsprachigen Seiten außerdem, ob Feldbezeichnungen sowie Validierungs- und Erfolgsmeldungen in der jeweiligen Sprache angezeigt werden.

Die Feldregeln sollten den Eingabegewohnheiten von Kunden im Ausland entsprechen. Bei Telefonnummern müssen internationale Vorwahlen möglich sein. Für Namen sollten keine auf chinesischen Namen basierenden Regeln gelten, und bei Adressen darf die Angabe chinesischer Provinzen und Städte nicht erzwungen werden. Pflichtfelder sollten der ersten Kontaktaufnahme dienen. Ob Angaben wie Budget oder Bestellmenge verpflichtend sind, sollte sich am Vertriebsprozess orientieren.

Der Spam-Schutz muss sowohl darauf geprüft werden, ob er ungewöhnliche Anfragen blockiert, als auch darauf, ob reguläre Kunden ihn passieren können. Wird ein externes CAPTCHA verwendet, testen Sie das Laden und die Verifizierung über eine im Zielmarkt verfügbare Netzwerkverbindung. Dass es im Büro vor Ort funktioniert, reicht nicht aus, um die Nutzung im Ausland zu beurteilen.

Auch die einzelnen Anfragewege dürfen nicht nur stichprobenartig an einem einzigen geprüft werden. Kontaktseite, Produktseite, Pop-up und Werbe-Landingpage können unterschiedlich konfiguriert sein. Prüfen Sie daher Empfänger, Produktzuordnung und die Weiterleitung nach erfolgreicher Übermittlung. Bei Landingpages für Werbekampagnen ist außerdem zu kontrollieren, ob die vereinbarten Herkunftsparameter in den Lead-Datensatz übernommen werden, damit sich die Quelle der Anfrage später bestimmen lässt.

Mit Fehlertests den Unterschied zwischen „vorführbar“ und „lieferbereit“ feststellen

Nach erfolgreicher Prüfung einer normalen Übermittlung sollten Sie auch leere Pflichtfelder, fehlerhafte E-Mail-Adressen, überlange Inhalte, wiederholtes Klicken und Netzwerkunterbrechungen testen. Entscheidend ist, ob der Kunde bei einem Fehler erfährt, was passiert ist, ob seine bereits eingegebenen Daten erhalten bleiben und ob ein erneuter Versuch zu schwer erkennbaren doppelten Leads führt.

Beim wiederholten Klicken auf die Schaltfläche zum Absenden sollte eine Duplikaterkennung greifen oder eine andere klare Methode zur Kennzeichnung doppelter Anfragen vorhanden sein. Solange eine Anfrage verarbeitet wird, sollte die Schaltfläche den Status anzeigen. Nach einer Zeitüberschreitung darf nicht einfach Erfolg angezeigt werden. Fehler bei der E-Mail- oder CRM-Anbindung kann der Dienstleister in einer kontrollierten Umgebung prüfen und mit einem auf den jeweiligen Test bezogenen Nachweis dokumentieren.

Auch die Messung von Marketing-Conversions muss separat geprüft werden. Ein Klick auf die Schaltfläche zum Absenden bedeutet nicht automatisch, dass eine gültige Anfrage eingegangen ist: Bei fehlgeschlagener Feldvalidierung oder einem Schnittstellenfehler darf keine erfolgreiche Conversion gezählt werden. Das Conversion-Event sollte dem vereinbarten Ergebnis eines gültigen Eingangs entsprechen. Prüfen Sie außerdem, ob das Neuladen der Erfolgsseite oder wiederholtes Klicken zu Mehrfachzählungen führt.

Im abschließenden Abnahmeprotokoll sollten Anfrageweg, Gerät, Sprache, Testzeitpunkt, Empfangsergebnis, Backend-Eintrag und Ergebnis der Fehlerbehandlung festgehalten werden. Nach der Fehlerbehebung müssen die betroffenen Anfragewege erneut getestet werden. Insbesondere Probleme wie eine Erfolgsmeldung trotz fehlgeschlagener Übermittlung, eine nicht eingegangene E-Mail ohne gespeicherten Lead, verlorene Produktinformationen oder eine fehlgeschlagene Verifizierung in wichtigen Märkten sollten behoben werden, bevor der jeweilige Punkt abgenommen wird.

Bei der Übergabe sollten außerdem Angaben dazu vorliegen, wie Empfänger geändert werden, wer Zugriffsrechte zum Anzeigen von Leads hat, wo Störungen nachverfolgt werden können und an wen man sich bei technischen Problemen wenden kann. Wenn der zuständige Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum keine Anfragen erhält, kann er so die Übermittlungsprotokolle, den Benachrichtigungsstatus und die Lead-Zuweisung Schritt für Schritt prüfen und die Ursache ermitteln.