Was sollte vor der Anfrage eines kostenlosen Angebots für Website-Design vorbereitet werden?

Wenn ein Projekt in die Planungsphase, eine Überarbeitung oder die Erschließung ausländischer Märkte eintritt, benötigen die Verantwortlichen häufig möglichst schnell ein Budget für die Website-Erstellung, um Beschaffung, Terminplanung und Ressourcen organisieren zu können. Wird jedoch lediglich „eine Unternehmenswebsite erstellen“ angegeben und dann eine Anfrage für ein kostenloses Angebot zur Website-Gestaltung eingereicht, erhält man meist nur Angebote mit sehr großen Preisspannen: Einige umfassen nur das Seitendesign, andere beinhalten standardmäßig Content-Migration, Sprachversionen oder Konfigurationen für die Vermarktung. Werden später einzelne Punkte ergänzt, ändern sich sowohl Budget als auch Projektlaufzeit.

Vor der Anfrage eines kostenlosen Angebots ist es wichtiger, den Projektumfang klar zu definieren, als zunächst den Seitenstil festzulegen: Welche geschäftlichen Probleme soll die Website lösen, wer ist für die Bereitstellung der Inhalte zuständig, welche Funktionen müssen zum Launch verfügbar sein, welche können später umgesetzt werden und ob nach dem Launch eine kontinuierliche Kundengewinnung erforderlich ist. Je konkreter die Vorbereitung, desto leichter können Anbieter die Kosten nach einheitlichen Kriterien aufschlüsseln, und desto schneller können Projektverantwortliche beurteilen, ob verschiedene Angebote vergleichbar sind.

„Eine Website erstellen“ zunächst in ein bewertbares Projektziel umformulieren

Das Ziel der Website beeinflusst direkt die Informationsarchitektur, die Komplexität der Funktionen und die späteren Wartungskosten. Bei einer B2B-Website für technische Einkäufer stehen in der Regel Produktparameter, Anwendungsszenarien, Downloads von Zertifizierungsdokumenten und der Anfrageprozess im Mittelpunkt. Bei einem Onlineshop für Endverbraucher müssen zusätzlich Produktverwaltung, Bestellabläufe, Zahlung, Logistik und Hinweise zum Kundendienst berücksichtigt werden. Selbst wenn beide Website-Typen eine ähnliche Anzahl von Seiten haben, unterscheiden sich Entwicklungs- und Testaufwand erheblich.

Bei der Angebotsanfrage können Prioritäten in ein oder zwei Sätzen klar beschrieben werden, beispielsweise: „Ausländische Einkäufer sollen Unterlagen nach Produktkategorien finden und Anfragen senden können“, „Vorhandene chinesische Unterlagen sollen für eine mehrsprachige Darstellung aufbereitet werden“ oder „Landingpages für Werbung sollen getrennt von der Hauptwebsite verwaltet werden“. Formulierungen wie „Markenimage verbessern“ oder „hochwertiger gestalten“ allein sollten vermieden werden, da sich daraus weder der Arbeitsaufwand ableiten noch Abnahmekriterien festlegen lassen.

Fünf Informationskategorien, die vor der Angebotserstellung mindestens geklärt werden sollten

Es ist nicht erforderlich, bereits zu Beginn sämtliche Seitentexte fertigzustellen. Fehlen jedoch die folgenden Informationen, werden in Angeboten häufig vorsichtige Reserven eingeplant oder wichtige Positionen aus dem Basisangebot ausgeschlossen.

• Vorhandene Ressourcen: Ob bereits Domain, Server, Backend der alten Website, Corporate-Design-Richtlinien, Produktbilder und Videos vorhanden sind; ob von der alten Website Seiten, Artikel, Dateien oder Nutzerdaten migriert werden müssen.
• Inhaltsumfang: Wie viele Produktlinien, Produktdetailseiten, Referenzseiten, Newsseiten und Downloadmaterialien voraussichtlich benötigt werden; ob die Inhalte intern bereitgestellt, gemeinsam aufbereitet oder im Auftrag erstellt und übersetzt werden sollen.
• Sprachen und Märkte: Welche Sprachen benötigt werden und ob nur die Benutzeroberfläche übersetzt werden soll oder ob Produktunterlagen, Kontaktdaten, Anfragefelder und inhaltliche Schwerpunkte je nach Land angepasst werden müssen. Mehrsprachigkeit bedeutet nicht einfach, Seiten zu kopieren; unterschiedliche Verwaltungsmodelle führen auch zu erheblichen Kostenunterschieden.
• Funktionsumfang: Anfrageformulare, Dateidownloads, interne Suche, Mitgliederbereiche, Angebotsanfragen, Produktfilter, Shop-Transaktionen sowie ERP- oder CRM-Anbindungen – welche davon für den Launch erforderlich sind. Auch ob für Schnittstellen bereits technische Dokumentationen vorhanden sind, sollte vorab erläutert werden.
• Maßnahmen nach dem Launch: Ob Suchmaschinenoptimierung, Werbeschaltung, Traffic-Gewinnung über soziale Medien oder kontinuierliche Inhaltsaktualisierungen geplant sind. Soll die Website Marketingmaßnahmen unterstützen, dürfen Seitengeschwindigkeit, Conversion-Formulare, Tracking und die Verwaltung von Landingpages nicht erst nach dem Launch kurzfristig ergänzt werden.

Am häufigsten wird die Vorbereitung der Unterlagen unterschätzt. Wenn Produktmodelle, Spezifikationen, Zertifizierungsdokumente und Anwendungsbilder auf verschiedene Abteilungen verteilt sind und erst nach Beginn des Designs festgestellt wird, dass Informationen fehlen, müssen Seiten wiederholt angepasst werden. Bei technischen Projekten sollte zudem klar sein, welche Unterlagen veröffentlicht werden dürfen und welche Parameter von der technischen Abteilung bestätigt werden müssen, damit die Marketingseiten nicht von den tatsächlichen Lieferfähigkeiten abweichen.

Für das Budget nicht nur einen Gesamtbetrag angeben

Ein Budgetrahmen dient nicht dazu, das Angebot zu drücken, sondern hilft der Gegenseite zu entscheiden, ob Standardmodule, individuelle Entwicklung oder ein gestaffelter Launch vorrangig sinnvoll sind. Praktisch ist es, einen akzeptablen Rahmen anzugeben und Inhalte als „in der ersten Phase zwingend umzusetzen“ beziehungsweise „bei vorhandenem Spielraum später umzusetzen“ zu kennzeichnen. Beispielsweise können in der ersten Phase zunächst die Präsentation der Kernprodukte, Anfragen und zwei Sprachversionen realisiert werden, während Shop, komplexe Filter oder Systemanbindungen in die zweite Phase verschoben werden. Die so erhaltenen Lösungen entsprechen eher der tatsächlichen Beschaffungsentscheidung, statt alle Vorstellungen auf einmal zu bündeln.

Mit derselben Anforderungszusammenfassung bei mehreren Anbietern anfragen

Um zu vermeiden, dass verschiedene Anbieter auf Grundlage unterschiedlicher Interpretationen Angebote erstellen, empfiehlt es sich, eine Anforderungszusammenfassung von höchstens zwei Seiten zusammenzustellen und gemeinsam mit der Anfrage zu versenden. Diese kann die Adresse der bestehenden Website oder Referenzseiten, Zielmärkte, die Besuchsaufgaben der Kernzielgruppe, voraussichtliche Rubriken und Sprachen, erforderliche Funktionen, vorhandene Materialien, den gewünschten Launch-Termin sowie Überlegungen zur Budgetstaffelung enthalten. Referenzwebsites können helfen, Stil- und Interaktionspräferenzen zu vermitteln; es sollte jedoch erläutert werden, ob sich die Referenz auf Layout, Informationsstruktur oder Funktionen bezieht. Einige Links ohne weitere Erklärung zu senden und den Anbieter raten zu lassen, reicht nicht aus.

Wenn das Projekt die Genehmigung mehrerer Abteilungen erfordert, sollten Entscheidungsträger und Feedbackprozesse ebenfalls im Voraus festgelegt werden. Wer bestätigt die Designentwürfe, wer prüft Produktunterlagen und ob die Rechts- oder Markenabteilung beteiligt werden muss, beeinflusst alles die tatsächliche Laufzeit. Für die Definition interner Zuständigkeiten und Prozesse kann auf die Überlegungen zur Aufgabenverteilung in Untersuchung von Entwicklungsstrategien für den Aufbau interner Kontrollsysteme in öffentlichen Einrichtungen Bezug genommen werden: Werden in der Angebotsphase Einreichungs-, Prüfungs- und Bestätigungsverantwortlichkeiten klar festgelegt, lassen sich spätere Nacharbeiten aufgrund unklarer Rückmeldungsquellen reduzieren.

Nach Erhalt eines kostenlosen Angebots zuerst den Umfang, dann den Betrag prüfen

Ein niedriger Preis bedeutet nicht unbedingt geringere Kosten, und ein hoher Preis umfasst nicht zwangsläufig mehr Leistungen. Projektverantwortliche sollten verlangen, dass das Angebot in überprüfbare Lieferpositionen aufgeschlüsselt wird, statt nur „Website-Design und -Entwicklung“ aufzuführen. Besonders zu klären ist: Sind responsive Seiten, grundlegende Sucheinstellungen, Formularbenachrichtigungen, Tests und Unterstützung beim Launch enthalten? Werden Backend-Zugänge, Quelldateien oder exportierbare Daten übergeben? Wie werden später hinzugefügte Seiten, Funktionsänderungen und dringende Bearbeitungen abgerechnet?

Weichen die Preise zweier Angebote deutlich voneinander ab, sollten die Unterschiede zunächst in derselben Tabelle markiert werden: Umfasst eine Seite die Content-Migration, während die andere nur Vorlagen bereitstellt? Führt eine Seite für jede Sprache eine eigenständige Prüfung durch, während die andere nur einen Übersetzungszugang bietet? Berücksichtigt eine Seite Marketingseiten und Datentracking, während die andere beides vollständig ausschließt? Erst wenn die Leistungsumfänge abgestimmt sind, ist ein Preisvergleich sinnvoll.

Inhalte für eine schnelle Prüfung vor der Einreichung

1. Kann das Projektziel in einem Satz erläutert werden, und lässt sich erkennen, welche wesentliche Maßnahme die Website nach dem Launch unterstützen soll?
2. Sind die für den Launch erforderlichen Funktionen von den später umsetzbaren Funktionen getrennt?
3. Ist klar geregelt, wer Inhalte, Bilder, Übersetzungen und technische Unterlagen bereitstellt?
4. Handelt es sich beim Budget um eine Obergrenze für den Gesamtbetrag, ein gestaffeltes Budget oder soll zunächst lediglich ein Konzept eingeholt werden?
5. Wird im Angebot verlangt, dass Leistungsumfang, ausgeschlossene Positionen, Annahmen zur Laufzeit und spätere Wartungsmodalitäten aufgeführt werden?

Wenn diese Informationen vorbereitet sind, lässt sich anschließend eine Anfrage für ein kostenloses Angebot zur Website-Gestaltung stellen, und Anbieter können leichter einen umsetzbaren Umfang und Zeitplan vorlegen. Auch wenn vorübergehend nicht alle Details bestätigt werden können, sollten offene Punkte als noch zu klären gekennzeichnet werden, statt sie als standardmäßig enthalten anzunehmen. Dies ist für den weiteren Projektfortschritt vorteilhafter als ein scheinbar günstiger Gesamtpreis mit tatsächlich unklarem Leistungsumfang.