Wie schließt man einen Vertrag über die Erstellung und Wartung einer Website ab? Achten Sie besonders auf die Klauseln zu Leistungen und Haftung.

Bei der Beauftragung einer Website-Erstellung ist der häufigste Streitpunkt nicht, ob sich die Website öffnen lässt, sondern welche Leistungen als vollständig erbracht gelten und wer Probleme nach dem Launch behebt. In einem Vertrag über die Konzeption und Wartung einer Website (contrat de conception et de maintenance de site web) sollten Seiten, Funktionen, Abnahmemethoden und Wartungsumfang in verbindlichen Anlagen festgehalten und die Zahlungsmeilensteine an die jeweiligen Lieferergebnisse geknüpft werden.

Das Angebot für die Erstellung der Website sollte auch die laufenden Kosten nach der Inbetriebnahme abdecken. Wer für Domain, Server, Systemlizenzen und spätere Änderungen aufkommt, wirkt sich unmittelbar auf die tatsächlichen Beschaffungskosten aus. Werden diese Punkte lediglich als „ein Jahr Wartung inklusive“ aufgeführt, lassen sich die tatsächlichen Angebote der Anbieter auch bei einem niedrigen Preis im ersten Jahr nur schwer vergleichen.

Die Lieferliste sollte nicht nur „Website-Erstellung abgeschlossen“ lauten

Der Vertrag sollte die Sprachversionen, Seitentypen, die Anzahl der Bereiche, die wichtigsten Funktionen und die Anforderungen an die Gerätekompatibilität aufführen. Bei einer mehrsprachigen Website ist beispielsweise festzulegen, ob der Dienstleister die Übersetzungen anfertigt und einpflegt oder ob das Unternehmen die Übersetzungen bereitstellt. Bei einer „Produktpräsentation“ sollte ebenfalls genau festgelegt werden, welche Produktkategorien und Felder auf den Detailseiten enthalten sind, wie viele Bilder vorgesehen sind und wie der Massenimport erfolgt. Für Anfrageformulare sind Pflichtfelder, Empfänger-E-Mail-Adresse, Benachrichtigungsart und Testverfahren festzulegen.

Auch die Berechnung der Seitenanzahl muss eindeutig sein: Werden mehrere Produktdetailseiten auf Basis derselben Vorlage nach der Anzahl der Vorlagen oder nach der Anzahl der tatsächlich eingepflegten Produkte berechnet, und welche Gebühren fallen bei Überschreitung an? Für vom Unternehmen bereitgestellte Texte, Bilder und Produktinformationen sollten Abgabezeitpunkt und Format vereinbart werden. Die vom Dienstleister zu verantwortenden Design-, Erstellungs- und Einpflegeleistungen sind gesondert aufzuführen, damit sich die Parteien bei Projektverzögerungen nicht gegenseitig die Verantwortung zuschieben.

Wenn der Vertrag grundlegende SEO-Konfigurationen umfasst, sollte zwischen den verfügbaren Website-Funktionen und den letztendlichen Marketingergebnissen unterschieden werden. Seitentitel und Beschreibungen für einzelne Seiten festlegen, eine Sitemap erstellen und Weiterleitungen konfigurieren sind überprüfbare Liefergegenstände. Suchrankings, die Anzahl der indexierten Seiten und das Anfragevolumen hängen hingegen auch von Inhalten, Wettbewerb und den Regeln der Suchmaschinen ab und sollten nicht anhand pauschaler Zusagen als Abnahmekriterien dienen. Werbeanzeigen oder eine langfristige Content-Betreuung sind nicht automatisch in den Kosten für die Website-Erstellung enthalten.

Abnahmekriterien müssen testbar sein und Streitfälle regeln

Die Abnahmeanlage sollte die Testumgebung, unterstützte Browser und Mobilgeräte, Testkonten, Prüfpunkte sowie die Art der Ergebnisdokumentation aufführen. Für die Anfragefunktion kann beispielsweise vereinbart werden, dass nach dem Absenden von Testdaten eine Benachrichtigung mit den entsprechenden Feldern im festgelegten E-Mail-Postfach eingeht. Außerdem sollte geprüft werden, ob die Einträge im Backend gespeichert werden und ob die Filterung von Spam-Nachrichten legitime Anfragen beeinträchtigt.

Neben den Funktionen ist zu prüfen, ob mehrsprachige Seiten unvollständig sind oder falsch weiterleiten, ob Bilder und Download-Dateien erreichbar sind und ob bei einer Neugestaltung der alten Website die vereinbarten URLs weitergeleitet werden. Werden Leistungskennzahlen festgelegt, sollten zugleich das Testwerkzeug, die getesteten Seiten, die Netzwerk- oder Gerätebedingungen sowie die Auswirkungen von Plugins Dritter benannt werden. So wird vermieden, lediglich eine „schnelle Ladezeit“ zu vereinbaren.

Der Abnahmeprozess sollte Fristen für die Einreichung zur Abnahme, die Rückmeldung zu Mängeln, deren Behebung und Nachprüfung sowie die Bestätigung der Abnahme enthalten. Dabei sind schwerwiegende Mängel, die den Launch verhindern, von allgemeinen Problemen zu unterscheiden, die die Hauptfunktionen nicht beeinträchtigen. Soll eine ausbleibende Rückmeldung innerhalb einer bestimmten Frist als Abnahme gelten, müssen Mitteilungsweg und Fristbeginn eindeutig festgelegt werden. Bei noch nicht behobenen Mängeln sind außerdem die Probleme, die Frist für ihre Behebung und offene Punkte zu dokumentieren, statt allein aus dem Launch der Website zu schließen, dass alle Arbeiten abgeschlossen sind.

Für welche Leistungen Wartungsgebühren anfallen, sollte nach Aufgaben und Servicelevel aufgeschlüsselt werden

Die Wartung umfasst in der Regel Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Backups und Wiederherstellung, Inhaltsänderungen sowie Funktionsanpassungen. Der Arbeitsaufwand dieser Leistungen kann jedoch stark variieren. Der Vertrag sollte Servicezeiten, Kontaktwege, enthaltene Änderungen oder Arbeitsstunden und die Preisgestaltung bei Überschreitung festlegen. Bei „kostenlosen Änderungen“ ist zu klären, ob damit der Austausch von Texten und Bildern gemeint ist oder auch das Design neuer Seiten, die Entwicklung von Schnittstellen und Funktionsänderungen umfasst sind.

Bei der Fehlerbehebung ist zwischen Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit zu unterscheiden: Die erste bezeichnet die Frist für die Bestätigung des Eingangs und den Beginn der Bearbeitung, die zweite die Frist bis zur Wiederherstellung des Dienstes. Für verschiedene Fälle wie eine nicht erreichbare Website, eine nicht funktionierende Anfragefunktion oder Darstellungsfehler auf einzelnen Seiten können unterschiedliche Prioritätsstufen vereinbart werden. Auch für Verzögerungen aufgrund eines Ausfalls eines Cloud-Dienstleisters oder weil das Unternehmen erforderliche Zugriffsrechte nicht rechtzeitig bereitgestellt hat, sollte festgelegt werden, wie die Parteien einander informieren, den Vorfall dokumentieren und zusammenarbeiten. Nicht jedes Problem sollte pauschal als Haftungsausschluss behandelt werden.

Die Backup-Klausel sollte Häufigkeit, Aufbewahrungsdauer, Speicherort, Umfang der Wiederherstellung und geplante Wiederherstellungstests festlegen. Die bloße Vereinbarung „regelmäßiger Backups“ belegt nicht, dass sich die Website nach einem Ausfall wiederherstellen lässt. Werden Datenbank und hochgeladene Dateien getrennt gesichert, ist außerdem zu klären, ob sie gemeinsam wiederhergestellt werden können. Auch der Beginn der Wartungsfrist – ab dem Launch, der Abnahme oder der Zahlung – muss im Vertrag eindeutig festgelegt sein.

Zahlungen, Verlängerungen und Änderungsgebühren sollten an die vereinbarten Leistungen geknüpft sein

Eine Zahlung in mehreren Phasen erleichtert die Kontrolle des Lieferrisikos gegenüber Zahlungen, die allein an bestimmte Termine geknüpft sind. Der Vertrag kann Zahlungen an Meilensteine wie die Freigabe des Designs, die Bereitstellung der Testumgebung und die formelle Abnahme knüpfen und zugleich die jeweiligen Ergebnisse und Bestätigungsverfahren festlegen. Die Höhe der Schlusszahlung wird von den Parteien vereinbart. Der gesamte Betrag sollte jedoch nicht allein deshalb beglichen werden, weil die Website online ist, solange zentrale Funktionen, die Übergabe von Unterlagen und die Behebung von Mängeln noch nicht eindeutig geregelt sind.

Im Angebot sollten einmalige Kosten für die Erstellung, jährliche Wartungsgebühren, Cloud-Ressourcen, Domains, Zertifikate, Plugins und Lizenzgebühren getrennt ausgewiesen werden. Außerdem sind Gültigkeitsdauer der Preise, Verlängerungsmodalitäten und die Übernahme von Steuern anzugeben. Bei Leistungen, deren Kosten sich nach Besuchsaufkommen, Speicherplatz oder Nutzung von Schnittstellen Dritter richten, sollten inklusive Kontingente, Preise für Mehrverbrauch und das Verfahren zur Kostenbestätigung klar festgelegt werden. Bei Projekten, für die ein jährliches Budgetierungsverfahren erforderlich ist, können auch die Strategien und die Praxis der jährlichen Investitionsbudgetplanung in staatseigenen Unternehmen zur Strukturierung mehrjähriger Ausgaben herangezogen werden. Die konkreten Kosten richten sich jedoch weiterhin nach dem Vertrag und den Angebotsanlagen.

Änderungen der Anforderungen sollten schriftlich bestätigt werden: Änderung beantragen, Kosten und Zeitplan bewerten und die Umsetzung erst nach beiderseitiger Bestätigung beginnen. Nicht bestätigte neue Anforderungen sollten weder automatisch als Leistungen aus dem ursprünglichen Vertrag gelten noch vom Dienstleister einseitig zusätzlich berechnet werden. Wenn eine Partei durch verspätete Bereitstellung von Unterlagen, Rückmeldungen oder Zahlungen den Projektfortschritt beeinträchtigt, sollte ein Verfahren zur Benachrichtigung und Anpassung des Zeitplans vereinbart werden.

Konten, Daten und Regelungen für den Ausstieg sollten unter der Kontrolle des Unternehmens bleiben

Für Domainregistrierungsdaten, Cloud-Dienste, Analysetools und Werbekonten sind Eigentümerschaft, Administratorrechte und Verlängerungspflichten festzulegen. Wenn möglich, sollte das Unternehmen die betreffenden Konten selbst führen und dem Dienstleister bei Bedarf Zugriff gewähren. Verwaltet der Dienstleister die Konten treuhänderisch, sollten die Bedingungen und Fristen für die Übergabe sowie die erforderlichen Nachweise vereinbart werden. Andernfalls kann es für das Unternehmen nach Vertragsende schwierig sein, rechtzeitig Verlängerungen vorzunehmen, DNS-Einstellungen anzupassen oder den Dienstleister zu wechseln.

Bei der Website-Übergabe ist außerdem zwischen individueller Entwicklung und einer SaaS-Lösung zu unterscheiden. Bei individuellen Projekten sind Umfang und Nutzungsrechte für Quellcode, Designdateien, Datenbankstruktur und Bereitstellungsdokumentation festzulegen. Bei einer SaaS-Plattform sollten insbesondere die Nutzungsrechte während der Abonnementlaufzeit, exportierbare Seiten und Datenformate, die Übertragbarkeit von Plattformvorlagen oder des Systems sowie die Zugriffsdauer nach Beendigung des Dienstes geklärt werden. Aus der bloßen Formulierung „Die Website gehört dem Unternehmen“ lässt sich nicht ableiten, dass sämtliche Rechte an der Plattformsoftware oder Komponenten Dritter übertragen wurden.

Bei Informationen wie Kundenanfragen und Kontaktdaten sollten die Rechte beider Parteien zur Datenverarbeitung, Vertraulichkeitspflichten, Sicherheitsmaßnahmen, Benachrichtigung bei Vorfällen sowie Regelungen zum Export und zur Löschung der Daten nach Vertragsende vereinbart und anhand der geltenden Gesetze und der Anforderungen am Standort des Website-Dienstes geprüft werden. Nutzt der Dienstleister Plugins Dritter oder Subunternehmer, sind auch deren Verantwortungsbereiche und erforderliche Genehmigungen festzulegen.

Die Haftung für Vertragsverletzungen sollte sich auf nachweisbare Pflichten beziehen

Für verspätete Lieferung, nicht bestandene Abnahme, die anhaltende Nichtbehebung eines schwerwiegenden Ausfalls oder die unbefugte Nutzung von Daten sollten jeweils Fristen für die Behebung, Rechtsfolgen bei Vertragsverletzungen und Kündigungsbedingungen festgelegt werden. Vertragsstrafen und Schadensersatz sollten unter Berücksichtigung des Vertragswerts und des Verlustrisikos vereinbart werden. Eine pauschale Klausel wie „Die vertragsbrüchige Partei haftet für alle Folgen“ sollte vermieden werden, wenn Auslöser und Verfahren nicht festgelegt sind.

Vor der Unterzeichnung sollten der Name der Vertragspartei, ihre Vertretungsbefugnis, das Zahlungskonto und die Rechnungsdaten geprüft werden. Außerdem ist die Rangfolge zwischen Vertragstext, Angebot, Anforderungsliste, Abnahmekriterien und Anlagen zum Servicelevel festzulegen. Bei grenzüberschreitenden Verträgen oder komplexer Datenverarbeitung sollten auch das anwendbare Recht, das Verfahren zur Streitbeilegung und die Sprachfassungen des Vertrags geprüft werden. Wichtige Klauseln können von juristischen Fachkräften unter Berücksichtigung des jeweiligen Projekts geprüft werden.