Как спроектировать процесс подачи заявки на образцы на сайте для экспорта строительных материалов?

На этапе подтверждения материалов для проекта одного изображения товара на сайте часто недостаточно: для плитки нужно сверить цветовой тон и внешний вид поверхности, для листовых материалов — толщину и отделку, а для профилей дверей и окон могут потребоваться сведения о сечении и комплектующих. Если в заявке на образцы указать только имя, электронную почту и комментарий, отделу продаж всё равно придётся неоднократно запрашивать недостающую информацию. Кроме того, отправленные образцы могут не подойти для утверждения проекта, что повлияет на дальнейшую закупку.

Процесс заказа образцов на сайте для внешней торговли строительными материалами следует выстраивать по этапам: «выбор товара и спецификации — указание требований проекта — подтверждение стоимости и сроков — проверка отправки — получение и обратная связь». Форма на сайте должна избавлять заявителя от повторного ввода данных, а внутренняя система — связывать каждый образец с конкретным товаром, целью использования и ответственным сотрудником, а не просто отправлять содержимое формы на общий адрес электронной почты.

Сначала определите цель заявки, затем выберите образцы для отправки

Для оценки цвета, проверки монтажа и лабораторных испытаний требуются разные образцы. Ссылку на заявку можно разместить на странице товара, а кнопку подписать «Запросить образец этого товара». В заявку автоматически подставляются артикул товара, выбранная спецификация и язык страницы. Также можно добавить список образцов, чтобы заявитель мог подать одну заявку на несколько материалов для одного проекта.

Сначала на странице заявки следует спросить о цели, а затем показать соответствующие варианты. Это позволит не заставлять всех заполнять одну длинную форму.

• Подбор по внешнему виду: важно зафиксировать цвет, текстуру и обработку поверхности. Можно предложить образцы из цветовой карты или небольшие фрагменты материала и пояснить, что они не полностью отражают результат укладки на большой площади.
• Проверка монтажа: необходимо подтвердить размеры образца, соединения, комплектующие и условия монтажа; не следует по умолчанию отправлять обычный фрагмент материала.
• Проверка характеристик или лабораторные испытания: сначала соберите сведения о видах испытаний, требуемых размерах и количестве образцов, а затем поручите техническому специалисту подтвердить возможность отправки. Это поможет избежать отправки образцов, не соответствующих условиям испытаний.

Стандартные образцы можно направлять на обычную проверку. Заявки на нестандартные размеры, специальную отделку или комплектные изделия следует передавать на ручное подтверждение; не стоит обещать отправку со склада непосредственно на странице.

Собирайте данные поэтапно и добавляйте поля только при необходимости

На первом этапе подтвердите список образцов, указав название и артикул товара, спецификацию, количество и доступные варианты. Если спецификация не выбрана, предложите заявителю указать её или выбрать вариант «Нужна помощь с подбором». Не допускайте, чтобы заявка с незаполненной спецификацией сразу поступала на склад.

На втором этапе запросите цель проекта, страну или регион назначения, желаемый срок получения образцов, контактное лицо и рабочий адрес электронной почты. Масштаб проекта и предполагаемые сроки закупки можно запросить как дополнительную информацию и разрешить указать «пока не определено». Не следует заставлять заявителя указывать неподтверждённое количество.

Только на третьем этапе запрашивайте полный адрес доставки, почтовый индекс, телефон и способ отправки. Документы для импортного таможенного оформления запрашивайте с учётом страны назначения и требований перевозчика; не нужно сразу запрашивать удостоверяющие личность документы у всех заявителей. В форме можно разрешить прикреплять чертежи или списки материалов, ограничив допустимые форматы и размер файлов, а также настроив права доступа.

На мобильных устройствах введённые данные должны сохраняться, а сообщения об ошибках — отображаться рядом с соответствующими полями. В многоязычных версиях необходимо синхронизировать названия спецификаций и единицы измерения. Перед отправкой заявки покажите сводную информацию, чтобы заявитель мог проверить товар, адрес и цель запроса. Также поясните, как будут использоваться данные, необходимые для связи и отправки.

Подтвердите стоимость и сроки до отправки

«Бесплатный образец» не означает бесплатную доставку. На странице отдельно укажите, кто оплачивает образец, упаковку, доставку и возможные импортные пошлины и налоги. Если стоимость пока нельзя рассчитать, укажите «Стоимость будет рассчитана после проверки». Не следует сначала показывать нулевую стоимость, а затем сообщать о дополнительных расходах по электронной почте.

Сроки следует разделить на три этапа: проверка заявки, подготовка образца и доставка. Заявитель указывает желаемую дату получения, а в ответе системы нужно отдельно обозначить предполагаемую дату отправки и ориентировочный срок доставки. Пока не подтверждены наличие на складе, график изготовления или условия перевозки в пункт назначения, указывайте только, что сроки требуют подтверждения.

Ведите заявки по этапам, чтобы они не оставались без внимания в почте

После успешной отправки заявки страница должна показать её номер, список образцов и дальнейшие действия, а система — отправить подтверждение по электронной почте. Сбой отправки письма не должен приводить к потере записи: заявка должна сохраняться во внутренней системе, где также следует отображать ошибку уведомления.

Рекомендуется использовать следующие статусы и назначить ответственного за каждый этап:

1. Ожидает проверки: проверьте товар, цель запроса и контактные данные. Если информации не хватает, измените статус на «Ожидает дополнения» и перечислите недостающие сведения.
2. Ожидает подтверждения: отправьте окончательную спецификацию, стоимость и предполагаемый срок подготовки образцов, сохранив подтверждение заявителя.
3. Подготовка образцов: передайте на склад номера и количество образцов, требования к упаковке и данные получателя. Перед отправкой проверьте маркировку.
4. Отправлено: укажите перевозчика, номер накладной и фактическую дату отправки. Если интеграции с системой отслеживания нет, должна быть предусмотрена возможность обновлять сведения вручную.
5. Получено или возникла проблема: различайте обычное получение, повреждение, возврат и задержку при таможенном оформлении. Передавайте задачи по устранению проблем соответствующим сотрудникам.

Для отклонённых и отменённых заявок, а также заявок, по которым долго не предоставляют дополнительные сведения, необходимо указывать чёткий статус и причину. В списке заявок должна быть возможность фильтрации по времени нахождения в статусе. Это поможет выявлять случаи, когда заявка уже подтверждена, но образцы ещё не подготовлены, и другие упущения, а не только подсчитывать количество новых заявок.

Используйте отзывы об образцах для дальнейшей работы с закупкой

Получение образца не означает, что подбор товара завершён. Ссылка для обратной связи должна быть связана с исходной заявкой и содержать вопросы о соответствии внешнего вида ожиданиям, проблемах с размерами или монтажом, а также необходимости заменить образец. Заявителю не придётся повторно описывать товар, а отдел продаж сможет продолжить подготовку предложения на основе уже имеющихся данных.

Для материалов, оттенок или текстура которых могут различаться от партии к партии, укажите в описании образца границы его применимости. Если требуется утвердить контрольный образец, зафиксируйте утверждённую версию, номер образца и дату подтверждения. Обычный демонстрационный образец нельзя автоматически считать критерием приёмки серийной поставки; соответствующие требования необходимо отдельно зафиксировать в документах заказа.

Перед запуском проверьте процесс на примере полной заявки

Приёмку нельзя сводить к проверке того, что «форма отправляется». Отдельно протестируйте заявки на стандартные и индивидуальные образцы, а также заявки на несколько товаров. Проверьте, правильно ли передаются спецификации, сохраняется ли подтверждение стоимости, отправляются ли уведомления при смене статуса и можно ли без затруднений дополнить сведения с мобильного устройства. Также проверьте повторную отправку, возврат письма, отсутствие адреса и отмену заявки.

В ходе работы отслеживайте время ожидания проверки, долю заявок с запросом дополнительных сведений, проблемы при отправке и отзывы после получения образцов. Если многие заявки задерживаются на этапе подтверждения спецификаций, сначала скорректируйте варианты товаров. Если заявители часто прекращают оформление на этапе подтверждения стоимости, проверьте, не появляется ли информация о расходах слишком поздно, вместо того чтобы просто добавлять новые точки входа для подачи заявок.