¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta en un contrato de agencia para la creación de sitios web? Preste especial atención a las cláusulas de aceptación

¿Qué riesgos deben tenerse en cuenta en un contrato de agencia para la creación de sitios web? Concéntrese en las cláusulas de aceptación

El momento en que suelen surgir más disputas en los proyectos de creación de sitios web no suele ser al firmar el contrato, sino después de que «el sitio web está terminado». El proveedor de servicios considera que las páginas ya están publicadas y las funciones son utilizables; sin embargo, dentro de la empresa se detecta que el contenido multilingüe está incompleto, que el formulario de consultas no está conectado al correo electrónico, que la visualización en dispositivos móviles no es satisfactoria o que la configuración básica de SEO prometida originalmente no se ha implementado. Para los responsables de evaluación comercial, los riesgos a considerar en un contrato de agencia para la creación de sitios web no se limitan al precio, el plazo y la proporción de pago, sino que consisten en definir de forma concreta qué significa «finalizado», especialmente en las cláusulas de aceptación.

Un proyecto integrado de sitio web y servicios de marketing es más complejo que la simple creación de un sitio web corporativo. Puede involucrar simultáneamente dominios, servidores, diseño de páginas, migración de contenido, multilingüismo, tienda en línea, estadísticas de datos, configuración de motores de búsqueda, páginas de destino para publicidad y operaciones posteriores. Si el contrato solo indica «crear un sitio web de marketing» o «prestar servicios de SEO», aunque parezca que cubre todos los aspectos, en realidad deja un amplio margen respecto a los límites de entrega. Cuanto más ambiguos sean los criterios de aceptación, más fácil será que, en las fases posteriores del proyecto, cada parte actúe según su propia interpretación.

La aceptación no consiste en comprobar si «se puede abrir», sino en verificar entregables comprobables

Muchos contratos establecen la aceptación como «la aceptación se considerará aprobada una vez que la Parte A confirme el funcionamiento normal del sitio web». El problema de esta frase es que el «funcionamiento normal» solo puede cubrir el estado de acceso más básico y no puede responder a cuestiones como si el número de páginas es suficiente, si las funciones se han implementado según los requisitos, si los distintos idiomas corresponden al contenido correcto o si el administrador puede asumir el mantenimiento. Para los sitios de comercio exterior o las tiendas transfronterizas, que la versión de escritorio se abra correctamente tampoco significa que no existan problemas en la versión móvil, el acceso desde distintas regiones, los pedidos y el flujo de consultas.

Una práctica más prudente consiste en dividir la aceptación en un conjunto de resultados que puedan verificarse uno por uno: mapa del sitio o lista de páginas confirmados, diseño aprobado, lista de funciones, cuentas de prueba, permisos de operación del panel de administración, información de despliegue, registros de configuración y materiales de entrega. Cada elemento debe tener un estado confirmable, en lugar de limitarse a descripciones como «incluye» o «admite». Por ejemplo, «admite varios idiomas» requiere aclarar además el número de idiomas, el método de cambio de idioma, quién proporciona el contenido traducido, si las páginas en distintos idiomas pueden editarse de forma independiente y si se han configurado las relaciones correspondientes entre las páginas.

Si se incluye una tienda en línea, también deben confirmarse por separado las especificaciones de los productos, la lógica de inventario, las reglas de envío, los métodos de pago, las notificaciones de pedidos y el proceso de reembolso. Si el objetivo del proyecto es obtener clientes potenciales B2B mediante consultas, se deben comprobar los campos del formulario, la validación de campos obligatorios, los destinatarios del correo electrónico, las respuestas automáticas, el método de exportación de clientes potenciales y si los avisos de privacidad se han configurado según lo acordado. No firme simplemente tras hacer clic una vez en un formulario en el entorno de demostración; como mínimo, debe utilizarse un correo electrónico de prueba real para completar una vez el envío, la recepción y la visualización en el panel de administración.

Varias cláusulas que suelen pasarse por alto, pero que afectan directamente a la liquidación

Entre ellas, debe prestarse especial atención a «la aceptación se considerará aprobada si se supera el plazo». Dentro de una empresa, es habitual que intervengan procesos de confirmación conjunta de los equipos de negocio, marca, TI y asuntos legales, por lo que es normal no poder completar pruebas exhaustivas en pocos días. Se puede acordar un período de aceptación razonable y aclarar que el cómputo solo comienza cuando los materiales de aceptación entregados por el proveedor estén completos; los detalles que no afecten al uso esencial pueden incluirse en una lista de rectificaciones, pero no deben confundirse carencias funcionales evidentes con ajustes visuales ordinarios.

Las promesas de SEO, publicidad y marketing no pueden sustituir los criterios de entrega con eslóganes de resultados

Otro riesgo en los contratos de creación de sitios web de marketing consiste en redactar «indexable, promocionable y con tráfico» como promesas generales. El posicionamiento en buscadores, los costes publicitarios y el número de consultas se ven afectados por múltiples factores, como la competencia del sector, la calidad del contenido, el presupuesto, los países objetivo, el historial del sitio web y las operaciones posteriores, por lo que normalmente no resulta adecuado basar la aceptación únicamente en una promesa de resultados. Lo que realmente merece incluirse en el contrato son los trabajos básicos que el proveedor puede controlar y la empresa puede verificar.

Por ejemplo, en la parte de SEO se puede especificar si se han completado el mapa del sitio, la configuración básica de títulos y descripciones de las páginas, las comprobaciones de accesibilidad, la integración de herramientas de analítica, el plan de redireccionamientos y el alcance de la optimización de contenido; en la parte publicitaria se puede aclarar la titularidad de las cuentas, la configuración de píxeles o eventos de conversión, el número de páginas de destino, quién proporciona los materiales y si la gestión operativa de campañas y el presupuesto de medios se facturan por separado. Si se acuerdan actualizaciones posteriores de contenido u optimización de palabras clave, también debe indicarse la frecuencia de entrega y el alcance de las páginas o contenidos cubiertos en cada ocasión, en lugar de limitarse a escribir «optimización continua».

Cuando Yiyingbao Information Technology (Beijing) Co., Ltd. presta servicios integrados de creación inteligente de sitios web, tiendas transfronterizas, SEO, publicidad y redes sociales internacionales, también es fundamental confirmar previamente estos límites. Para las empresas que necesitan desarrollar actividades en diferentes mercados como Norteamérica, Europa, el Sudeste Asiático y Oriente Medio, la creación del sitio web, las versiones lingüísticas, las páginas de marketing y el seguimiento de datos suelen estar interrelacionados. El valor de elegir una solución integrada no reside en incluir los nombres de los servicios en una misma cotización, sino en si cada etapa puede formar una cadena de entrega clara y completarse la aceptación y la entrega mediante un mismo conjunto de normas.

Código fuente, cuentas y datos: quién puede seguir utilizándolos tras finalizar el proyecto

«El sitio web pertenece a la Parte A» no es una formulación suficientemente concreta. El personal comercial debe confirmar por separado quién gestionará el dominio, el servidor, el panel de administración del sitio web, el código fuente o las plantillas, los recursos de imagen, los datos de clientes, las herramientas de analítica, las cuentas publicitarias y las cuentas de redes sociales. La lógica de entrega del modelo de creación de sitios web SaaS es diferente de la del modelo de desarrollo a medida: el primero suele hacer hincapié en el derecho de uso de la plataforma, los permisos de administración del panel y la capacidad de exportar datos; el segundo también puede implicar el alcance de la entrega del código fuente. No se debe asumir que ambos son iguales ni conviene evitar este punto al firmar el contrato.

En los proyectos que dependen de una plataforma, debe preguntarse claramente cómo se gestionará el sitio web tras la finalización del servicio, si se pueden exportar el contenido y los clientes potenciales, si el dominio puede migrarse, cuánto tiempo se conservarán los datos históricos y quién asumirá la renovación de los complementos de terceros. Las cuentas publicitarias y de análisis deben registrarse, en la medida de lo posible, a nombre de la empresa o mantener permisos de administrador, para evitar que, al cambiar posteriormente de proveedor de servicios, no puedan transferirse los datos históricos de campañas ni los activos de audiencia.

Antes de firmar, realice una «aceptación inversa»

El método más práctico para revisar un contrato es plantearse, antes de iniciar el proyecto, la pregunta inversa: al llegar al hito del pago final, ¿qué materiales debe tener la empresa para confirmar que el proyecto está terminado? Si la respuesta es solo «una URL publicada», es muy probable que el contrato aún no sea lo suficientemente sólido. Incluya la lista de aceptación como anexo y manténgala coherente con la descripción de requisitos y la cotización; cualquier compromiso verbal que afecte al plazo, los costes, las funciones o los resultados posteriores de marketing debe documentarse por escrito.

Un contrato de agencia para la creación de sitios web no necesita perseguir una cantidad excesiva de cláusulas, pero los asuntos clave deben poder concretarse en páginas, cuentas, permisos, plazos y responsables. Para las empresas que planean realizar SEO en Google, publicidad o operaciones multilingües a largo plazo, la publicación del sitio web es solo el punto de partida de la cadena de servicios. Si durante la aceptación se transfieren claramente la infraestructura, los activos de contenido y los permisos de datos, las inversiones posteriores en promoción no se apoyarán en una base inestable.