Kein Entwicklerteam: Sollten Sie für den Aufbau eines internationalen eigenständigen Online-Shops eine SaaS-Plattform nutzen?

Unternehmen ohne eigenes Entwicklungsteam können beim Aufbau einer internationalen Website zunächst eine SaaS-Plattform in Betracht ziehen. Das gilt besonders, wenn die Website vor allem der Produktpräsentation, der Gewinnung von B2B-Anfragen oder standardisierten Online-Transaktionen dient und das Unternehmen möglichst schnell mit der Kundengewinnung im Ausland beginnen möchte. Diese Einschätzung setzt jedoch voraus, dass die Plattform die zentralen Geschäftsprozesse abbilden kann, intern jemand die Website kontinuierlich betreut und die Zuständigkeiten für Daten, Konten und eine spätere Migration klar geregelt sind.

Hängen die Geschäftsabläufe von komplexen Angeboten, kundenspezifischen Preisen, Berechtigungen für mehrstufige Vertriebspartner oder einer tiefen Integration in interne Systeme ab, sollte die Kaufentscheidung nicht allein auf dem Argument „keine Entwicklung erforderlich“ beruhen. SaaS verringert zwar den technischen Wartungsaufwand, beseitigt aber nicht automatisch die Komplexität der Geschäftsprozesse. Bei der Auswahl sollte zunächst geprüft werden, wie viele Anforderungen sich mit den vorhandenen Funktionen abdecken lassen. Erst danach sollten die Einführungsdauer und die Abonnementkosten verglichen werden.

Anhand eines vollständigen Geschäftsprozesses prüfen, ob die Plattform geeignet ist

Für B2B-Exportunternehmen besteht die Aufgabe einer Website häufig darin, ausländischen Käufern dabei zu helfen, Produkte zu finden, sich ein Bild von den Liefermöglichkeiten zu machen und eine qualifizierte Anfrage zu stellen. In diesem Fall beeinflussen Produktkategorien, die Darstellung technischer Daten, Downloads von Unterlagen, mehrsprachige Inhalte und die Zuordnung von Anfragen den Nutzwert stärker als Seiteneffekte. Lassen sich diese Anforderungen durch Konfiguration auf der Plattform umsetzen, ist SaaS wahrscheinlich gut geeignet.

Ein Gerätehersteller könnte beispielsweise Käufern ermöglichen wollen, Produkte nach Anwendungsbereichen zu suchen, nach dem Prüfen der technischen Daten eine Datei mit ihren Anforderungen hochzuladen und anschließend vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter betreut zu werden. Bei der Bewertung sollte der Anbieter diesen gesamten Ablauf vorführen – einschließlich der Eingabe auf Mobilgeräten, des Hochladens von Anhängen, der Benachrichtigungen und des Exports von Leads. Ein Blick auf die Startseitenvorlage allein lässt kaum erkennen, welche Probleme im Arbeitsalltag nach der Einführung auftreten können.

Bei B2C-Geschäften sollte der Ablauf Schritt für Schritt geprüft werden: „Produkt auswählen – zur Kasse gehen – bezahlen – versenden – Rückerstattung abwickeln“. Die im Zielmarkt benötigten Zahlungsmethoden, Versandregeln, die Darstellung von Steuern und der Kundendienstprozess müssen jeweils durch konkrete Funktionen abgedeckt sein. Dass eine Bestellung auf einer Demoseite möglich ist, bedeutet nicht, dass sie sich bereits für die tatsächlichen Märkte und Produkte des Unternehmens eignet.

Die Anforderungen lassen sich in drei Kategorien einteilen: Muss-Funktionen zum Start, Anforderungen, die sich durch eine Anpassung der Geschäftsabläufe erfüllen lassen, und Funktionen, die später ergänzt werden können. Sind für Muss-Funktionen umfangreiche Anpassungen erforderlich oder müssen Änderungen jedes Mal separat vom Anbieter entwickelt werden, sinkt der Nutzen von SaaS als wartungsarme Lösung. In diesem Fall können Unternehmen auch erweiterbare Plattformen, Open-Source-Systeme mit Wartung durch einen Dienstleister oder individuelle Anpassungen für zentrale Prozesse vergleichen. Ein fehlendes internes Entwicklungsteam ist kein Grund, andere Ansätze von vornherein auszuschließen.

Die Kosten für den Website-Aufbau im Zusammenhang mit der laufenden Kundengewinnung betrachten

Bei SaaS sollten sich die Kosten nicht allein am Paketpreis des ersten Jahres orientieren. Unternehmen sollten klären, wie Verlängerungen, Sprachversionen, Funktionserweiterungen, transaktionsbezogene Gebühren, die Erstellung von Inhalten, Marketingservices und Migrationsunterstützung jeweils berechnet werden. Manche Funktionen sind im Paket enthalten, andere müssen zusätzlich gebucht werden. Vor dem Angebotsvergleich sollte daher zunächst der Leistungsumfang abgeglichen werden.

Leichter zu übersehen ist der interne Aufwand des Unternehmens. Produktinformationen müssen aufbereitet, englischsprachige Inhalte geprüft, Anfragen zeitnah bearbeitet und Werbe-Landingpages angepasst werden. Auch wenn KI dabei unterstützt, müssen sich mit dem Geschäft vertraute Mitarbeitende für diese Aufgaben verantwortlich zeichnen. Unternehmen ohne Entwicklungsteam können SaaS nutzen; fehlt jedoch eine verantwortliche Person für den laufenden Betrieb, kann die Website zwar online sein, während die Arbeit zur Kundengewinnung nicht vorankommt.

Die gemeinsame Beschaffung der Plattform und der Marketingservices kann die Abstimmung zwischen mehreren Parteien vereinfachen. Dennoch sollten die Zuständigkeiten klar festgelegt werden: Wer passt Seiten an, wer erstellt Inhalte, wer richtet das Conversion-Tracking ein und wer bearbeitet Probleme mit Anfragen? Vereinbarungen wie „SEO-Services werden angeboten“ oder „Werbeanzeigen werden unterstützt“ reichen nicht aus, um die Erfüllung der Leistungen zu beurteilen.

Die Marketingfunktionen sollten praktisch überprüft werden. Im Bereich SEO lässt sich prüfen, ob Seitentitel, URLs, Weiterleitungen, Sitemaps und Sprachkennzeichnungen nach Bedarf verwaltet werden können und ob wichtige Inhalte korrekt gecrawlt werden. Für Werbeanzeigen sollte geklärt werden, ob sich Landingpages unabhängig erstellen, Analysetools einbinden und wichtige Aktionen wie Formularübermittlungen oder Bestellungen nachverfolgen lassen.

Angaben wie „SEO integriert“ oder „KI-generierte Inhalte“ belegen lediglich, dass bestimmte Tools verfügbar sind. Daraus lassen sich keine Ergebnisse bei Rankings oder Anfragen ableiten. Ob Produktinformationen korrekt sind, Inhalte Fragen von Einkäufern beantworten und Seiten eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen, hängt weiterhin davon ab, dass das Unternehmen und der Dienstleister kontinuierlich daran arbeiten.

Vor Vertragsabschluss die Kontoinhaberschaft und den Ausstieg gründlich klären

Bei SaaS hängt der Betrieb der Website von der Plattform ab. Diese Abhängigkeit kann akzeptabel sein, sollte jedoch klar geregelt sein. Das Unternehmen sollte die Registrierungs- und Verlängerungsrechte für die Domain besitzen. Auch zentrale Konten, etwa für Analyse- und Werbetools, sollten dem Unternehmen gehören; dem Dienstleister kann es die erforderlichen Zugriffsrechte erteilen. Nach dem Ende der Zusammenarbeit sollte das Unternehmen weiterhin auf historische Daten zugreifen, Konten verwalten und Berechtigungen widerrufen können.

Auch die Aussage, Daten seien exportierbar, muss konkretisiert werden. Es sollte vereinbart werden, welche Felder für Produkte, Artikel, Bilder, Kundenanfragen und Bestellungen exportiert werden können, in welchem Format dies geschieht und ob Sprachversionen und Anhänge enthalten sind. Der Export einer Tabelle bedeutet nicht, dass sich die Website in einem neuen System direkt wiederherstellen lässt.

Außerdem sollten Datenmigration und Website-Migration unterschieden werden. Selbst wenn Inhalte übernommen werden können, müssen Seitendesign, Funktionen von Erweiterungen und Geschäftsprozesse möglicherweise neu aufgebaut werden. Bei einem künftigen Plattformwechsel sollte frühzeitig geprüft werden, ob die bisherigen URLs beibehalten werden können, wer für Weiterleitungen verantwortlich ist und wie während der Migration weiterhin Anfragen und Bestellungen entgegengenommen werden. Diese Bedingungen wirken sich auf die tatsächlichen Kosten eines Anbieterwechsels aus.

Auch Servicezusagen sollten in umsetzbare Leistungen übersetzt werden: Wie werden Störungen gemeldet? Welche Unterstützung bei der Wiederherstellung ist abgedeckt? Wie viel Aufwand für alltägliche Änderungen ist enthalten, und wie werden Leistungen außerhalb dieses Umfangs berechnet? Für Unternehmen ohne technisches Personal entscheiden diese Vereinbarungen unmittelbar darüber, ob bei Problemen mit der Website jemand zur Verfügung steht.

Vor der endgültigen Auswahl können Unternehmen von den in Frage kommenden Anbietern verlangen, anhand einer kleinen Auswahl ihrer eigenen Produktinformationen den wichtigsten Weg zur Kundengewinnung oder zur Transaktion einzurichten. Anschließend sollte das Betriebsteam selbst eine Änderung vornehmen, Inhalte veröffentlichen, eine Anfrage entgegennehmen und Daten exportieren. So lassen sich gleichzeitig die Eignung für die Geschäftsabläufe, der Bedienaufwand und die Grenzen des Services prüfen.

Wenn die zentralen Abläufe reibungslos funktionieren, die laufenden Kosten tragbar sind und die Zuständigkeiten für Konten und Daten eindeutig geregelt sind, ist SaaS in der Regel eine sinnvolle erste Wahl. Sind wichtige Schritte dagegen dauerhaft nur mit provisorischen Umgehungslösungen möglich, sollten die Anforderungen klar dokumentiert und die technischen Ansätze erneut verglichen werden. Das Unternehmen benötigt einen Zugang zum internationalen Geschäft, der sich dauerhaft betreiben lässt. Daran sollte sich auch die Prüfung vor Vertragsabschluss orientieren.